Ein leichtgewichtiges Projektmanagement Office (PMO) kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem überbürokratisierten, ineffizienten Projektmanagement ausmachen. Die klare Kernaussage lautet: Ein PMO muss nicht komplex sein, um effektiv zu funktionieren; es kann schlank und agil aufgesetzt werden, um die wesentlichen Aufgaben zu erfüllen, ohne zu überlasten.
Typische Fehler und deren Korrektur
- Zu umfangreiche Strukturen einführen
Ein häufiger Fehler bei der Einführung eines PMO ist der Drang, einen umfassenden und komplizierten organisatorischen Überbau zu schaffen. Das kann zu Verzögerungen, übermässigem Verwaltungsaufwand und Frustration bei den Mitarbeitenden führen. Um diesen Fehler zu korrigieren, sollte der Fokus auf den grundlegendsten Bedürfnissen des Unternehmens liegen. Beginnen Sie mit einer Minimalausstattung an Prozessen und Strukturen, die bei Bedarf ausgebaut werden kann. Erstellen Sie z. B. klare, einfache Berichtswege und fokussieren Sie auf die wichtigsten Kennzahlen, um den Fortschritt zu überwachen.
- Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
Ein weiteres häufig anzutreffendes Problem ist das Fehlen klar definierter Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des PMO. Das kann zu Verwirrung und ineffektivem Arbeiten führen. Um dies zu vermeiden, sollte von Anfang an klar festgelegt werden, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie Entscheidungsprozesse ablaufen. Ein Organigramm oder ein Rollen- und Aufgabenverzeichnis kann hier Abhilfe schaffen.
- Fehlende Anpassung an die Unternehmenskultur
Ein PMO, das die bestehenden kulturellen und organisatorischen Gegebenheiten ignoriert, ist zum Scheitern verurteilt. Häufig wird versucht, PMO-Strukturen zu übernehmen, die in anderen Kontexten funktioniert haben, ohne die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens zu berücksichtigen. Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie das PMO schrittweise und in Abstimmung mit den beteiligten Abteilungen entwickeln, indem Sie deren Feedback einholen und in die Planung integrieren.
Handlungsempfehlung für die nächsten 14–30 Tage
- Tag 1–7: Bedarfsanalyse und Zieldefinition
Starten Sie mit einer gründlichen Bedarfsanalyse: Welche projektbezogenen Herausforderungen existieren aktuell in Ihrem Unternehmen? Welche spezifischen Ziele soll das PMO verfolgen? Involvieren Sie Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
- Tag 8–14: Strukturvorschlag und Feedback-Runde
Entwickeln Sie eine erste Version einer leichtgewichtigen Struktur für das PMO, die die wesentlichen Verantwortlichkeiten und Aufgaben umfasst. Organisieren Sie daraufhin eine Feedback-Runde mit den Beteiligten, um sicherzustellen, dass der Vorschlag praxisnah und kulturell verträglich ist.
- Tag 15–21: Finalisierung und Einführung der Strukturen
Basierend auf dem gesammelten Feedback justieren Sie das PMO-Konzept und finalisieren Sie die neuen Strukturen. Beginnen Sie mit der Umsetzung, indem Sie offiziell Rollen verteilen und die Kommunikation der neuen Abläufe in Gang setzen.
- Tag 22–30: Überwachung und Anpassung
Überwachen Sie die ersten Schritte des neu eingeführten PMO genau. Erfassen Sie dabei frühzeitig mögliche Schwachstellen oder Verbesserungsansätze. Organisieren Sie nach etwa einem Monat eine kurze interne Evaluation, um den Nutzen und die Effektivität der eigenen Ansätze zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern.
Ein schlankes PMO wird so zum wertvollen Werkzeug, das auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens eingeht, die Projektübersicht verbessert und die Effizienz steigert.
