Asynchrones Arbeiten im Homeoffice effektiv gestalten — Überblick

In der heutigen Arbeitswelt gewinnt das asynchrone Arbeiten zunehmend an Bedeutung, insbesondere im Kontext von Remote Work. Asynchrones Arbeiten erlaubt es den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben zeitlich flexibel und unabhängig vom Arbeitsplan anderer Teammitglieder zu erledigen. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie die Förderung der individuellen Produktivität, eine bessere Work-Life-Balance und eine reduzierte Notwendigkeit für Meetings. Trotz dieser Vorteile gibt es einige häufige Fehler, die Unternehmen bei der Einführung dieses Arbeitsmodells vermeiden sollten.

Typische Fehler beim asynchronen Arbeiten

Ein häufiger Fehler ist das Fehlen klarer Kommunikationsrichtlinien. Asynchrones Arbeiten kann schnell in einer Flut von Nachrichten, E-Mails und Aufgaben untergehen, wenn nicht klar geregelt ist, wie und wann kommuniziert wird. Ohne feste Richtlinien laufen Mitarbeitende Gefahr, ständig erreichbar sein zu müssen oder den Überblick über wichtige Informationen zu verlieren. Zur Korrektur dieses Fehlers sollten Unternehmen umfassende Kommunikationsleitfäden entwickeln, in denen festgelegt wird, welche Plattformen für welche Art von Kommunikation verwendet werden sollen, und Zeitfenster für die Beantwortung von Nachrichten definiert werden.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die unzureichende Dokumentation von Arbeitsprozessen und Ergebnissen. In einem asynchronen Arbeitsumfeld ist es essenziell, dass alle relevanten Informationen gut dokumentiert und leicht zugänglich sind, damit Teammitgliedern auch ohne direkte Rücksprache miteinander arbeiten können. Dies kann durch die Nutzung von digitalen Tools wie digitalen Notizbüchern, Projektmanagementsoftware oder internen Wikis unterstützt werden. Es ist wichtig, dass diese Dokumente regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden.

Schliesslich tragen unklare Ziele und Erwartungen zu Verwirrung und Ineffizienz bei. Asynchrones Arbeiten verlangt nach deutlich formulierten Aufgabenstellungen und realistischen Deadlines. Teammitglieder müssen genau wissen, was von ihnen erwartet wird, um effektiv und selbstständig arbeiten zu können. Klare Zielvorgaben und einheitliche Standards für die Projektdurchführung helfen, diesen Fehler zu minimieren.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Richtlinien für die Kommunikation entwickeln und einführen: Setzen Sie eine kleine Arbeitsgruppe ein, die in der ersten Woche klare Kommunikationsrichtlinien erarbeiten soll. Diese sollten die bevorzugten Kommunikationskanäle ebenso umfassen wie Antwortzeiten und die Erwartungen an Erreichbarkeit. Implementieren Sie diese Richtlinien im gesamten Unternehmen.
2. Dokumentationsprozesse etablieren: Nutzen Sie die zweite Woche, um bestehende Dokumentationspraktiken zu erfassen und zu bewerten. Identifizieren Sie Lücken und etablieren Sie Standardprozesse mithilfe vorhandener oder neuer Tools. Schulen Sie die Mitarbeitenden in deren Anwendung und legen Sie Verantwortlichkeiten zur kontinuierlichen Aktualisierung fest.
3. Definierung von Zielen und Erwartungen: In der dritten Woche sollten Führungskräfte darauf konzentriert sein, allen Mitarbeitenden klar definierte Ziele und genaue Aufgabenbeschreibungen zur Verfügung zu stellen. Fördern Sie regelmässige Updates zu Projekten und setzen Sie ggf. Check-in-Punkte, an denen Fortschritte besprochen werden können, ohne die Notwendigkeit von ständigen Echtzeit-Interaktionen.
4. Überprüfung und Anpassung: In der vierten Woche sollten die eingeführten Massnahmen überprüft und auf ihre Wirksamkeit hin bewertet werden. Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitenden und justieren Sie die Strategien entsprechend. Ein fester Termin für die zukünftige Bewertung sollte ebenfalls eingeplant werden, um den stetigen Fortschritt der asynchronen Arbeitsweise sicherzustellen.

Durch strategische Planung und klar definierte Prozesse können KMUs die Herausforderungen des asynchronen Arbeitens meistern und dessen Vorteile optimal nutzen.