Audits effizient vorbereiten zur Compliance-Sicherung
Eine erfolgreiche Auditvorbereitung ist entscheidend für die Sicherstellung der Compliance und die langfristige Gesundheit eines Unternehmens. Eine gründliche Planung und Vorbereitung minimiert Fehlerquellen und erhöht die Chancen auf ein positives Prüfergebnis. Im Folgenden werden typische Fehler bei der Auditvorbereitung behandelt und es wird aufgezeigt, wie diese vermieden werden können, gefolgt von konkreten Handlungsanweisungen für die nächsten 14 bis 30 Tage.
Typische Fehler bei der Auditvorbereitung
Unvollständige Dokumentation: Ein häufiges Problem in der Auditvorbereitung ist eine unvollständige oder unorganisierte Dokumentation. Es ist essenziell, dass alle notwendigen Unterlagen, wie Richtlinien, Protokolle und Berichte, korrekt und vollständig bereitstehen. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen eine systematische Überprüfung und Aktualisierung aller relevanten Dokumente vor dem Audit durchführen. Eine zentrale Ablage kann helfen, die Zugänglichkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.
Fehlende Schulung des Personals: Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass Mitarbeitende nicht ausreichend auf das Audit vorbereitet sind. Oftmals fehlt das Wissen über Prozesse und Regularien, wodurch Unsicherheiten und Verzögerungen entstehen können. Regelmässige Schulungen sollten sicherstellen, dass das Personal mit den Anforderungen vertraut ist und weiss, was im Rahmen eines Audits erwartet wird. Simulationen oder Probeläufe vor dem eigentlichen Audit können hierbei wertvolle Dienste leisten.
Unzureichende interne Kommunikation: Schlechte Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen kann ebenfalls zu Fehlern führen. Abteilungen könnten unbewusst mit widersprüchlichen Informationen arbeiten. Um dies zu vermeiden, sollte ein zentral koordinierter Kommunikationsplan erstellt werden, der klar widerspiegelt, welche Informationen wann und an wen kommuniziert werden müssen. Verantwortlichkeiten sollten klar definiert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Tag 1–7: Beginnen Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme der relevanten Dokumentationen. Stellen Sie sicher, dass alle Richtlinien, Protokolle und Verfahren auf dem neuesten Stand sind. Organisieren Sie eine zentrale Ablage, in der alle auditrelevanten Unterlagen systematisch abgelegt werden.
Tag 8–14: Planen Sie interne Schulungen und Informationsveranstaltungen für das beteiligte Personal. Ziel dieser Schulungen sollte es sein, alle Mitarbeitenden auf den neuesten Stand bezüglich der Unternehmensrichtlinien und -prozesse zu bringen. Erwägen Sie die Durchführung von Simulationsübungen, um den Ernstfall zu proben und den Mitarbeitenden Sicherheit zu geben.
Tag 15–21: Implementieren Sie einen Kommunikationsplan, der die verschiedenen Abteilungen und deren Rollen im Auditprozess erfasst. Führen Sie regelmässige Meetings mit den Abteilungsleitenden durch, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Informationsstand sind. Überprüfen Sie die Umsetzung der vorgenommenen Verbesserungsmassnahmen.
Tag 22–30: Führen Sie eine abschliessende Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass alle vorher identifizierten Schwachstellen behoben wurden. Bereiten Sie ein Briefing für das Management vor, um die Auditstrategie und verbleibende Risiken zu besprechen. Nutzen Sie die letzten Tage vor dem Audit zur Nachjustierung von Details und zur Klärung offener Fragen.
Eine sorgfältige Planung und Durchführung der genannten Schritte stellt sicher, dass Ihr Unternehmen optimal auf das bevorstehende Audit vorbereitet ist und typische Fehlerquellen vermieden werden.