Auditvorbereitung in der Governance optimieren

Effiziente Auditvorbereitung: Ein Schlüssel zur Compliance

Die Vorbereitung auf ein Audit ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, das sich den anspruchsvollen Anforderungen der Governance und Compliance stellen muss. Eine sorgfältige Planung und Durchführung dieser Phase kann nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben beitragen, sondern auch zur Optimierung interner Prozesse und Systeme. Doch trotz der Wichtigkeit dieser Aufgabe werden immer wieder typische Fehler gemacht, die den Auditprozess erschweren können.

Typische Fehler in der Auditvorbereitung

1. Unvollständige Dokumentation

Ein häufig auftretendes Problem ist die unvollständige oder ungeordnete Dokumentation. Fehlen essenzielle Dokumente oder sind sie unzureichend strukturiert, kann dies zu Verzögerungen und erhöhtem Arbeitsaufwand während des Audits führen. Die Korrektur besteht darin, frühzeitig eine umfassende Dokumentenliste zu erstellen, die alle relevanten Bereiche und Prozesse abdeckt. Diese Liste sollte regelmässig aktualisiert und die Dokumente zentral abgelegt werden.

1. Unklare Verantwortlichkeiten

Nicht selten mangelt es an klaren Verantwortlichkeiten hinsichtlich der Auditvorbereitung. Dies führt zu ineffizienten Abläufen und der Gefahr, dass wichtige Aspekte übersehen werden. Hier ist eine Lösung die klare Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten. Bereits im Vorfeld sollten jeweils spezifische Teammitglieder als Hauptansprechpartner für bestimmte Auditbereiche bestimmt werden.

1. Unzureichende Kommunikation

Eine unzureichende Kommunikation zwischen den Abteilungen kann die Vorbereitung erheblich beeinträchtigen. Oft sind die betroffenen Bereiche nicht ausreichend über den Ablauf und die Anforderungen des Audits informiert. Es ist ratsam, frühzeitig Meetings einzuplanen, um alle Beteiligten über den Auditplan und die jeweiligen Anforderungen zu unterrichten und etwaige Fragen zu klären.

Handlungsanleitung zur Auditvorbereitung in 14–30 Tagen

1. Erstellung eines umfassenden Auditplans (Tag 1–3)

Beginnen Sie mit der Erstellung eines detaillierten Auditplans, der alle organisatorischen Schritte und Fristen beinhaltet. Dazu gehört auch eine vollständige Übersicht der benötigten Dokumente und Ressourcen.

2. Klärung der Verantwortlichkeiten (Tag 4–6)

Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu. Jeder Bereich sollte über einen Hauptverantwortlichen verfügen, der für die Bereitstellung der notwendigen Informationen zuständig ist.

3. Dokumentenprüfung und -aufbereitung (Tag 7–14)

Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente vollständig und aktuell sind. Nutzen Sie diese Zeit, um fehlende Informationen zu beschaffen und vorhandene Unterlagen zu aktualisieren.

4. Kommunikation und Schulung (Tag 15–20)

Halten Sie Teammeetings, um den Auditablauf transparent zu machen. Schulen Sie das Personal bei Bedarf, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über ihre Aufgaben im Rahmen des Audits informiert sind.

5. Durchführung einer internen Prüfung (Tag 21–25)

Führen Sie eine interne Simulation des Audits durch. Dies ist eine wertvolle Gelegenheit, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben, bevor die eigentliche Prüfung beginnt.

6. Abschlussvorbereitungen (Tag 26–30)

Nutzen Sie die letzten Tage, um offene Punkte zu klären und nochmals sicherzustellen, dass alle Dokumente und Informationen bereitstehen. Planen Sie auch den Empfang und die Betreuung des Auditteams vor Ort.

Durch sorgfältige Planung und proaktive Massnahmen lässt sich die Auditvorbereitung effizient gestalten. Dies reduziert nicht nur den Stress und Aufwand während des tatsächlichen Audits, sondern kann auch nachhaltig zur Verbesserung der Unternehmensprozesse beitragen.