Auditvorbereitung: Optimierung der Dokumentation

Auditvorbereitungen sind ein essenzielles Element effektiver Governance und Compliance, da sie Organisationen die Möglichkeit bieten, ihre Prozesse zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den erforderlichen Standards entsprechen. Eine gründliche und gezielte Vorbereitung auf ein Audit minimiert nicht nur die Wahrscheinlichkeit von negativen Prüfungsergebnissen, sondern stärkt auch das Vertrauen in die internen Kontrollsysteme.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Mangelnde Dokumentation

Ein häufig auftretendes Problem bei der Vorbereitung auf ein Audit ist unvollständige oder unstrukturierte Dokumentation. Ohne eine fundierte dokumentarische Grundlage fällt es schwer, Prozesse nachvollziehbar zu machen und die Einhaltung von Vorschriften zu belegen.

Korrektur: Überprüfen Sie alle relevanten Dokumente und führen Sie eine systematische Dokumentenrevision durch. Stellen Sie sicher, dass alle Verfahren, Richtlinien und Protokolle aktuell und leicht zugänglich sind. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann hierbei sehr hilfreich sein, um die Aktualität und die Versionenkontrolle zu gewährleisten.

1. Unzureichende Schulungen der Mitarbeitenden

Ein weiterer häufiger Fehler liegt darin, dass Mitarbeitende nicht ausreichend über Auditprozesse und deren Bedeutung informiert sind. Dies kann zu Unsicherheit und fehlerhaftem Verhalten während des Audits führen.

Korrektur: Führen Sie Schulungen durch, um das Bewusstsein und die Kenntnisse über Auditprozesse bei den Mitarbeitenden zu stärken. Dazu gehören auch Workshops oder Simulationen, um Mitarbeitende auf ihre Rolle und Verantwortlichkeiten im Auditprozess vorzubereiten.

1. Fehlende interne Vorabkontrolle

Viele Unternehmen verzichten auf die Durchführung interner Vorabkontrollen oder Mock-Audits, die helfen könnten, Schwachstellen noch vor dem eigentlichen Audit zu identifizieren und zu beheben.

Korrektur: Implementieren Sie regelmässig interne Audits oder Mock-Audits als Bestandteil der laufenden Compliance-Überwachung. Diese Übungen helfen, Schwachstellen zu erkennen und bieten die Möglichkeit, Korrekturmassnahmen zu ergreifen, bevor externe Auditoren tätig werden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

• Tag 1–5: Führen Sie eine erste Überprüfung der Dokumentation durch. Identifizieren Sie fehlende oder unvollständige Dokumente und erstellen Sie eine Liste mit allen benötigten Nachweisen und Berichten. Legen Sie Verantwortlichkeiten für die Aktualisierung fest.
• Tag 6–10: Organisieren Sie eine Schulung für die Mitarbeitenden. Gehen Sie auf die grundlegenden Prinzipien der Auditierung ein und erläutern Sie den Mitarbeitenden, was von ihnen erwartet wird. Nutzen Sie E-Learning-Module, um Inhalte flexibel zu vermitteln und den Zugang zu Informationen zu erleichtern.
• Tag 11–15: Planen und führen Sie ein internes Vorab-Audit durch. Lassen Sie es von erfahrenen Teammitgliedern oder externen Beratern leiten, um eine objektive Einschätzung zu erhalten. Besprechen Sie die Ergebnisse umgehend im Team und leiten Sie notwendige Verbesserungen ein.
• Tag 16–20: Überprüfen Sie die Umsetzungsfortschritte der identifizierten Verbesserungsmassnahmen. Stellen Sie sicher, dass notwendigen Anpassungen an Dokumenten und Prozessen ausgeführt wurden. Halten Sie Rücksprache mit den Verantwortlichen für Rücksicht auf etwaige Engpässe.
• Tag 21–30: Bereiten Sie einen abschliessenden Bericht mit den Fortschritten und Anpassungen vor. Dieser Bericht sollte eine Übersicht über alle durchgeführten Änderungen und die aktuelle Konformität mit den Auditstandards geben. Spielen Sie eine finale Feedback-Runde durch, und vergewissern Sie sich, dass alle Teammitglieder auf das bevorstehende Audit vorbereitet sind.

Indem Sie diese Schritte konsequent umsetzen, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Auditierung, die Potenzial hat, nicht nur den Auditprozess selbst zu erleichtern, sondern auch die Compliance-Strukturen Ihres Unternehmens nachhaltig zu stärken.