Automatische Erfassung von Geschäftsprozessen

Prozessautomatisierung und Dokumentation: Effizienter durch automatische Erfassung

Die Erfassung von Geschäftsprozessen bildet das Rückgrat einer effizienten Unternehmensführung. In Zeiten der Digitalisierung bietet die automatische Erfassung von Prozessen eine zeitgemässe Lösung, um sowohl die Genauigkeit als auch die Einsatzbereitschaft der erfassten Prozesse zu steigern. Mit der richtigen Herangehensweise lässt sich so nicht nur der Verwaltungsaufwand senken, sondern auch die Basis für kontinuierliche Verbesserungen schaffen.

Typische Fehler bei der automatischen Prozesserfassung

Ein häufiger Fehler bei der Einführung automatischer Prozesserfassungssysteme ist die mangelhafte Vorbereitung der beteiligten Mitarbeitenden. Oft wird davon ausgegangen, dass die Software die Arbeit alleine erledigt, was zu Widerstand und Missverständnissen führen kann. Eine gute Praxis ist die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass diese die neuen Abläufe verstehen und akzeptieren.

Ein weiterer verbreiteter Fehler ist die unzureichende Anpassung der Software an die spezifischen Arbeitsabläufe des Unternehmens. Standardlösungen versprechen oft schnelle Ergebnisse, sind aber selten direkt auf individuelle Unternehmensprozesse anwendbar. Hier ist es wichtig, die Software genau auf die eigenen Prozesse zu kalibrieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Zuletzt wird häufig die kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der erfassten Prozesse vernachlässigt. Selbst die beste Erfassung ist nutzlos, wenn die Prozesse nicht regelmässig überprüft und optimiert werden. Eine kontinuierliche Bewertung ist notwendig, um die Prozesse stets aktuell und effizient zu halten.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Vorbereitung und Schulung (Tage 1–7): Zu Beginn sollte eine umfassende Schulung organisiert werden, um Mitarbeitende über die Vorteile und Funktionsweisen der automatischen Prozesserfassung aufzuklären. Führen Sie Workshops durch, in denen Mitarbeitende Fragen stellen und ihre Bedenken äussern können. Dies schafft Vertrauen und Akzeptanz.
2. Software-Evaluation und Anpassung (Tage 8–14): Untersuchen Sie die auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen und evaluieren Sie, welche am besten zu den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Nach der Auswahl sollten erste Anpassungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Software nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann.
3. Pilotphase und Feedback (Tage 15–21): Starten Sie mit einer Pilotphase, um die automatische Erfassung von Prozessen in einem kontrollierten Umfeld zu testen. Sammeln Sie Feedback von den Nutzern, um weitere Anpassungen vornehmen zu können. Achten Sie darauf, dass die Rückmeldungen sowohl von den Endnutzern als auch von den Führungskräften kommen, um ein vollständiges Bild der Funktionalität zu erhalten.
4. Anpassung und Vollintegration (Tage 22–30): Basierend auf dem gesammelten Feedback sollten letzte Anpassungen vorgenommen werden. Ziel ist es, die automatische Erfassung vollständig in den Unternehmensalltag zu integrieren. Beginnen Sie mit der schrittweisen Ausweitung auf andere Abteilungen, um die Effizienzgewinne im gesamten Unternehmen erlebbar zu machen.

Durch die Beachtung dieser Schritte kann die automatische Erfassung von Prozessen nicht nur erfolgreich implementiert, sondern auch nachhaltig genutzt werden. Dies bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, weiterhin agil und wettbewerbsfähig zu bleiben.