Automatisierung & RPA: Prozesse für RPA auswählen

Im Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) liegt ein bedeutendes Potenzial, um repetitive Aufgaben zu automatisieren und damit Effizienzgewinne zu erzielen. Die richtige Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ist jedoch entscheidend für den Erfolg einer RPA-Initiative.

Kernaussage:

Die Auswahl der richtigen Prozesse für die Automatisierung mittels RPA bestimmt massgeblich deren Nutzen und Effizienz.

Typische Fehler und deren Korrektur:

1. Falsche Prozesswahl: Oft werden Prozesse aufgrund ihrer hohen Volumen ausgewählt, ohne die Automatisierbarkeit zu prüfen. Es ist entscheidend zu evaluieren, ob ein Prozess regelbasiert ist und Daten in digitaler Form vorliegen. Nicht alle Prozesse, die häufig vorkommen, sind automatisch geeignete Kandidaten für RPA.

Korrektur: Bereits in der Identifikationsphase sollten die Prozesse darauf geprüft werden, ob sie stabil, regelbasiert und mit digital verfügbaren Daten ausgeführt werden können. Es kann hilfreich sein, eine Checkliste zu entwickeln, die diese Kriterien systematisch abfragt.

1. Übersehen von Ausnahmen: Ein häufiger Fehler besteht darin, Prozesse zu automatisieren, ohne genügend Berücksichtigung der Ausnahmen und Sonderfälle. Ein Prozess kann regelmässig mit manuellem Eingreifen konfrontiert sein, was die Automatisierung erschwert.

Korrektur: Vor der Implementierung ist eine gründliche Analyse der Prozessvarianten erforderlich. Dazu zählt die Dokumentation aller Prozessausnahmen und die Feststellung, wie oft und warum diese auftreten. Anpassungen oder eine teilweise Automatisierung können dann eine praktikable Lösung sein.

1. Vernachlässigung der Skalierbarkeit: Die Automatisierung eines isolierten Prozesses kann kurzfristige Vorteile bringen, ist aber langfristig nur dann sinnvoll, wenn die Lösung skalierbar ist.

Korrektur: Bei der Planung sollte berücksichtigt werden, wie die Automatisierungslösung in andere Prozesse oder Abteilungen übertragen werden kann. Hierbei hilft ein standardisiertes Vorgehen zur Prozessdokumentation und -bewertung.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage:

• Woche 1-2: Prozessaufnahme und -bewertung
• Sammeln Sie alle Prozesse, die von verschiedenen Abteilungen als belastend oder repetitiv gemeldet wurden.
• Bewerten Sie diese Prozesse hinsichtlich Automatisierbarkeit anhand der Kriterien Regelbasierung, Datenverfügbarkeit und -qualität.
• Woche 2-3: Detaillierte Analyse und Pilotprojekt-Auswahl
• Führen Sie Workshops mit Prozessbeteiligten durch, um Detailkenntnisse zu sammeln und alle Sonderfälle zu dokumentieren.
• Wählen Sie einen oder maximal zwei Prozesse für ein Pilotprojekt aus, die das grösste Potenzial zeigen und von denen Sie repräsentative Ergebnisse erwarten können.
• Woche 3-4: Vorbereitung der Implementierung
• Erstellen Sie ein detailliertes Implementierungskonzept für die ausgewählten Prozesse, inklusive der Definition von Erfolgskriterien.
• Planen Sie Change-Management-Massnahmen, um die Akzeptanz der Mitarbeiter hinsichtlich des neuen Arbeitswegintegrations sicherzustellen.

Mit dieser klar strukturierten Vorgehensweise lassen sich nicht nur die Prozessauswahl optimieren, sondern auch die Erwartungen an RPA realistisch und strategisch umsetzen. Effizient ausgewählte und implementierte Automatisierungslösungen führen zu einer spürbaren Entlastung bei gleichzeitiger Steigerung der Prozessgeschwindigkeit und Qualität.