Automatisierung von Prozessen verstehen & meistern — Hyperautomation

Hyperautomation beschreibt die umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, Effizienz und Produktivität zu steigern. Ein zentraler Aspekt ist die vollständige Automatisierung von End-to-End-Prozessen. Diese Transformation birgt jedoch Herausforderungen.

Kernbotschaft

Um End-to-End-Prozesse erfolgreich vollständig zu automatisieren, müssen Unternehmen nicht nur die technischen Anforderungen, sondern auch organisatorische Aspekte berücksichtigen. Nur durch eine ganzheitliche Herangehensweise lassen sich nachhaltige Verbesserungen erzielen.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Unklare Prozessanalyse: Viele Unternehmen beginnen mit der Automatisierung, ohne tiefgehendes Verständnis der bestehenden Prozesse. Eine unvollständige Analyse kann dazu führen, dass zentrale Aufgaben übersehen oder ineffiziente Schritte automatisiert werden.

Korrektur: Vor Beginn der Automatisierung sollte eine detaillierte Prozesslandkarte erstellt werden. Diese umfasst alle Prozessschritte, Verantwortlichkeiten und Interaktionen. Workshops mit den beteiligten Mitarbeitenden helfen, verborgene Probleme aufzudecken und sicherzustellen, dass alle Aspekte eines Prozesses berücksichtigt werden.

1. Mangelnde Integration bestehender Systeme: Ein häufiges Problem ist die unzureichende Integration zwischen neuen Automatisierungslösungen und bestehenden IT-Systemen. Dies kann zu Datensilos führen und den Prozessfluss stören.

Korrektur: Evaluieren Sie vorhandene IT-Infrastrukturen und identifizieren Sie Schnittstellen für die Integration neuer Automatisierungslösungen. Der Einsatz von Integrationsplattformen kann helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen und nahtlose Datenflüsse zu ermöglichen.

1. Unzureichende Berücksichtigung der Mitarbeiterbeteiligung: Häufig wird die Bedeutung der Mitarbeitenden während der Automatisierung unterschätzt. Fehlendes Engagement kann zu Widerständen und einer verminderten Akzeptanz der neuen Systeme führen.

Korrektur: Einbezug der Mitarbeitenden von Beginn an. Feedbackschleifen während der Implementierungsphase sowie Schulungen und Workshops sind essenziell, um die Akzeptanz und das Verständnis für neue Arbeitsweisen zu fördern.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

1. Tage 1-7: Prozessanalyse

Sammeln Sie alle relevanten Informationen über die bestehenden End-to-End-Prozesse. Treffen Sie sich mit den Prozessverantwortlichen und erarbeiten Sie eine umfassende Prozesslandkarte. Identifizieren Sie Ansatzpunkte für die Automatisierung.

1. Tage 8-14: Technische Evaluierung

Überprüfen Sie vorhandene IT-Systeme und bestimmen Sie erforderliche Anpassungen für die Integration der Automatisierungslösungen. Entwickeln Sie ein Konzept, das alle notwendigen Schnittstellen abdeckt.

1. Tage 15-21: Mitarbeitereinbindung

Organisieren Sie einen Workshop, um Mitarbeitende über geplante Automatisierungsschritte zu informieren und deren Feedback einzuholen. Stellen Sie Schulungsressourcen bereit, um das erforderliche Wissen zu vermitteln.

1. Tage 22-30: Pilotphase und Evaluierung

Implementieren Sie die Automatisierung in einem kleinen, kontrollierten Umfeld als Pilotprojekt. Beobachten Sie den Prozess, sammeln Sie Daten und evaluieren Sie die Resultate. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Optimierungen vorzunehmen und die Automatisierung schrittweise auszuweiten.

Durch eine systematische Herangehensweise und die Beachtung der oben aufgeführten Korrekturen können Unternehmen über einen Zeitraum von 14 bis 30 Tagen erste Erfolge bei der End-to-End-Prozessautomatisierung erzielen, die den Grundstein für weiterführende Automatisierungsmassnahmen legen.