Automatisierungspotenzial richtig erkennen — Automatisierung & RPA

Prozesse erfolgreich für RPA auswählen

Robotic Process Automation (RPA) kann die Effizienz in Unternehmen erheblich steigern, indem es repetitiven Tätigkeiten übernimmt. Allerdings ist der Erfolg von RPA stark von der richtigen Auswahl der zu automatisierenden Prozesse abhängig. Eine fundierte Evaluierung und Auswahl dieser Prozesse ist daher entscheidend, um den maximalen Nutzen aus RPA-Investitionen zu ziehen.

Typische Fehler bei der Auswahl von Prozessen

1. Fokus auf komplexe Prozesse: Ein häufiger Fehler ist, direkt komplexe und nicht standardisierte Prozesse für die Automatisierung auszuwählen. Solche Prozesse weisen oft eine hohe Variabilität und viele Ausnahmen auf, was die Automatisierung kosten- und zeitintensiv macht. Korrektur: Beginnen Sie mit einfachen, repetitiven Prozessen, die klar definierte Regeln aufweisen und hohes Potenzial für Effizienzsteigerung bieten, wie die Rechnungsverarbeitung oder Dateneingaben.
2. Unzureichende ROI-Analyse: Unternehmen neigen dazu, den erwarteten Return on Investment (ROI) unzureichend zu analysieren. Nicht jeder Prozess, der automatisiert werden kann, sollte auch automatisch werden, da nicht alle einen positiven ROI erzielen. Korrektur: Vor der Implementation sollte eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden. Berücksichtigen Sie dabei sowohl direkte Effizienzsteigerungen als auch potenzielle Risikoreduzierungen oder Qualitätsverbesserungen.
3. Beteiligung der Stakeholder vernachlässigen: Oft wird die Bedeutung der Einbeziehung relevanter Stakeholder in den Auswahlprozess unterschätzt. Das Fehlen von Input und Unterstützung durch Fachabteilungen kann zu fehlgeleiteten Automatisierungsentscheidungen führen. Korrektur: Stellen Sie sicher, dass die betroffenen Mitarbeiter und Prozessverantwortlichen in die Auswahl und Definition der Automatisierungsziele eingebunden sind. Ihre Praxiserfahrung und Akzeptanz sind entscheidend für den Erfolg der RPA-Implementierung.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

• Analysephase (1-7 Tage):
• Erstellen Sie eine Liste aller potenziell automatisierbaren Prozesse in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Abteilungen.
• Bestimmen Sie klare Kriterien für die Prozessbewertung, wie Volumen, Häufigkeit, Stabilität und Komplexität der Prozesse.
• Priorisierungsphase (8-14 Tage):
• Bewerten Sie die Prozesse anhand der festgelegten Kriterien und setzen Sie Prioritäten. Nutzen Sie Bewertungsmatrizen, um objektiv über Eignung und zu erwartenden Nutzen zu entscheiden.
• Fokussieren Sie sich vorerst auf zwei bis drei Prozesse, die sowohl kurz- als auch langfristig den grössten Nutzen versprechen.
• Vorbereitungsphase (15-30 Tage):
• Erstellen Sie für die ausgewählten Prozesse detaillierte Dokumentationen, die alle Schritte, Abweichungen und möglichen Ausnahmen abdecken.
• Planen Sie initiale Pilotprojekte, die auf einem kleinen Umfang basieren, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
• Involvieren Sie IT und Fachabteilungen zur Sicherstellung der technischen Machbarkeit und fachlichen Unterstützung.

Durch diese strukturierte Vorgehensweise können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Prozesse für die Automatisierung auswählen und damit den Erfolg ihrer RPA-Initiativen langfristig sichern.