Automatisierungspotenziale in KMU effektiv nutzen — Überblick

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, Prozesse effizienter zu gestalten. Robotic Process Intelligence (RPI) bietet hier vielversprechende Ansätze, indem es hilft, Automatisierungspotenziale zu erkennen und effizient zu nutzen. Viele KMU schöpfen diese Potenziale jedoch nicht vollständig aus, weil typische Fehler gemacht werden, die es zu vermeiden gilt.

Typische Fehler bei der Erkennung von Automatisierungspotenzialen

1. Fehlende umfassende Prozessanalyse

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Unternehmen versucht sind, Prozesse zu automatisieren, ohne diese vorher ausführlich analysiert zu haben. Oftmals werden nur Teile eines Prozesses betrachtet, anstatt den gesamten Ablauf zu evaluieren, was zu unzureichenden Lösungen führt.

*Korrektur:* Vor der Automatisierung sollte eine umfassende Prozessanalyse durchgeführt werden. Nutzen Sie hierfür Prozess-Mapping-Techniken, um den gesamten Arbeitsablauf darzustellen. Dies hilft dabei, die Interaktionen zwischen verschiedenen Prozessschritten zu verstehen und die Automatisierungspotenziale im Kontext des gesamten Unternehmens besser zu erkennen.

1. Unklare Zielsetzung

Viele Projekte zur Prozessautomatisierung scheitern an unklaren oder ungenügend definierten Zielen. Ohne klare Vorgaben ist es schwierig, passende Automatisierungslösungen zu implementieren und deren Erfolg zu messen.

*Korrektur:* Setzen Sie klare und messbare Ziele, bevor Sie eine Automatisierungslösung implementieren. Diese sollten sowohl kurzfristige als auch langfristige Ergebnisse umfassen und messbare Kennzahlen enthalten (z.B. Zeitersparnis, Kostensenkung).

1. Unzureichende Einbindung relevanter Mitarbeiter

Ein weiterer Fehler besteht darin, dass die Mitarbeiter, die täglich mit den Prozessen arbeiten, nicht ausreichend in den Erkennungsprozess der Automatisierungspotenziale einbezogen werden. Dabei besitzen sie wertvolle Einsichten, die bei der Identifikation von Engpässen und Verbesserungsmöglichkeiten entscheidend sein können.

*Korrektur:* Binden Sie Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen frühzeitig in den Automatisierungsprozess ein und etablieren Sie einen regelmäßigen Austausch. Dies hilft nicht nur bei der Identifikation geeigneter Prozesse zur Automatisierung, sondern fördert auch die Akzeptanz und das Verständnis für die Veränderungen innerhalb des Unternehmens.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Woche 1-2: Prozessanalyse und Mitarbeitereinbindung

• Beginnen Sie mit einer vollständigen Prozessanalyse der identifizierten Geschäftsbereiche. Nutzen Sie dazu Prozess-Mapping-Techniken und Tools, um einen transparenten Überblick über die Abläufe zu gewinnen.
• Organisieren Sie Workshops mit Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen, um deren Feedback und Einschätzungen zu den Prozessen aufzunehmen. Achten Sie darauf, offene Kommunikation zu fördern und alle relevanten Beiträge zu dokumentieren.

Woche 3-4: Zielsetzung und Planung

• Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team klare Automatisierungsziele, die auf den Ergebnissen der Prozessanalyse basieren. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele realistisch und messbar sind.
• Erstellen Sie einen detaillierten Plan zur Implementierung der Automatisierungslösungen, der sowohl die technischen als auch die personellen Ressourcen berücksichtigt. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten und Fristen fest, um den Fortschritt laufend zu überprüfen.

Durch die systematische Identifikation und Umsetzung von Automatisierungsmaßnahmen auf Basis von Robotic Process Intelligence können Prozesse nicht nur effizienter gestaltet werden, sondern das Unternehmen kann auch einen Wettbewerbsvorteil erzielen, indem es schneller und flexibler auf Marktveränderungen reagiert.