Automatisierungspotenziale mit RPI effektiv aufdecken

Kernaussage: Erfolgreiche Erkennung von Automatisierungspotenzialen setzt eine sorgfältige Analyse bestehender Prozesse und eine schrittweise Implementierung von Lösungen voraus.

In der heutigen Geschäftswelt suchen Unternehmen konstant nach Wegen, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Ein vielversprechender Ansatz ist die Implementierung von Robotic Process Intelligence (RPI), um Prozesse zu automatisieren. Doch die Herausforderung liegt darin, das richtige Automatisierungspotenzial zu identifizieren.

Typische Fehler bei der Identifikation

Ein häufiger Fehler ist, dass Unternehmen den Automatisierungsprozess mit unvollständigen Daten beginnen. Ohne eine umfassende Datenerhebung können wesentliche Automatisierungspotenziale übersehen werden. Die Korrektur besteht darin, erst eine vollständige Bestandsaufnahme aller potenziell automatisierbaren Geschäftsprozesse zu machen. Dazu gehört auch das Sammeln von Daten über Prozessabläufe, Durchlaufzeiten und derzeit manuell erforderliche Eingriffe.

Ein zweiter typischer Fehler ist die Vernachlässigung der Mitarbeitereinbindung. Unternehmen erkennen die Bedenken der Belegschaft oft nicht, was zu Widerstand führen kann. Mitarbeiter sollten von Anfang an in den Prozess eingebunden werden, um Ängste abzubauen und wertvolle Einsichten zu gewinnen, die die Identifizierung von Automatisierungspotenzial unterstützen. Schulungen und Aufklärungsveranstaltungen sind hier hilfreich.

Ein dritter Fehler betrifft die Fokussierung auf hochkomplexe Prozesse. Unternehmen neigen dazu, sich auf die Automatisierung komplizierter Prozesse zu konzentrieren, was den Implementierungsaufwand und das Risiko von Fehlversuchen erhöht. Der sinnvollere Ansatz besteht darin, zunächst einfache, repetitive Aufgaben zu automatisieren, die schnell und mit geringem Risiko umgesetzt werden können.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

1. Analysephase (1–7 Tage): Beginnen Sie mit einer detaillierten Analyse Ihrer Geschäftsprozesse. Erstellen Sie eine Liste der repetitiven und zeitintensiven Aufgaben und erfassen Sie dazu relevante Leistungskennzahlen (KPIs).
2. Datenmatrix erstellen (8–14 Tage): Sammeln Sie alle erhobenen Daten in einer strukturierten Form, idealerweise als Matrix, um die Priorisierung der Automatisierungsmöglichkeiten zu erleichtern. Bewerten Sie hierbei auch die Komplexität und die potenzielle Einsparung jeder Aufgabe.
3. Mitarbeitereinbindung und Feedbackschleife (15–21 Tage): Planen Sie Meetings mit relevanten Teams, um Ihre Analysen zu präsentieren und Feedback zu sammeln. Berücksichtigen Sie die Meinungen der Mitarbeiter, um unerkannte Automatisierungspotenziale zu identifizieren.
4. Pilotprojekte planen (22–30 Tage): Wählen Sie basierend auf Ihrer Analyse und den erhaltenen Rückmeldungen ein oder zwei einfach umsetzbare Prozesse aus, um Pilotprojekte zu starten. Definieren Sie klare Ziele und Erfolgskriterien für diese Pilotphasen.

Durch die schrittweise und durchdachte Erkennung sowie Implementierung von Automatisierungspotenzialen legen Unternehmen einen soliden Grundstein für langfristige Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen.