Automatisierungspotenziale systematisch erkennen

Automatisierungspotenziale erkennen ist entscheidend für Unternehmen, die ihre Betriebsabläufe effizienter gestalten möchten. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann der gezielte Einsatz von Robotic Process Intelligence (RPI) zu einer deutlichen Erhöhung der Wirtschaftlichkeit führen. Der Schlüssel liegt darin, systematisch die Prozesse zu identifizieren, die von Automatisierung am meisten profitieren können.

Typische Fehler bei der Identifizierung von Automatisierungspotenzialen

Erstens neigen Unternehmen dazu, sich auf hochkomplexe Prozesse zu konzentrieren, in der Annahme, dass eine Automatisierung dort den grössten Nutzen bringt. Diese Prozesse sind jedoch häufig schwerer zu automatisieren und erfordern umfangreiche Vorarbeiten. Ein besserer Ansatz besteht darin, Prozesse mit hohem Volumen und geringer Komplexität zu identifizieren, bei denen die Automatisierung schnell zu deutlichen Effizienzen führen kann.

Zweitens wird häufig der Fehler gemacht, die bestehende Prozesslandschaft nicht detailliert zu analysieren, bevor mit der Automatisierung begonnen wird. Eine unzureichende Analyse kann dazu führen, dass nur Symptome, nicht aber die Ursachen von Ineffizienzen adressiert werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass eine umfassende Prozessaufnahme erfolgt, um alle Aspekte eines Prozesses zu verstehen, bevor Änderungen vorgenommen werden.

Ein weiterer Fehler besteht darin, den Endanwender nicht in den Automatisierungsprozess einzubeziehen. Die besten Automatisierungsideen kommen oft von denjenigen, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Mitarbeitereinbindung in der Frühphase kann nicht nur die Qualität der Automatisierungslösungen verbessern, sondern auch deren Akzeptanz erhöhen.

Konkrete Schritte zur Erkennung von Automatisierungspotenzialen

1. Prozessinventur durchführen: Beginnen Sie mit einer detaillierten Aufnahme aller relevanten Geschäftsprozesse. Bewerten Sie diese nach Häufigkeit, Komplexität und dem Nutzenpotenzial einer Automatisierung. Schwerpunkt sollte auf repetitiven und regelbasierten Aufgaben liegen.
2. Klein anfangen: Wählen Sie für den Start einen weniger komplexen Prozess, der sich gut zur Automatisierung eignet und dessen Erfolg leicht messbar ist. Ein Pilotprojekt minimiert Risiken und zeigt frühe Erfolge auf.
3. Mitarbeiter einbeziehen: Binden Sie das Personal frühzeitig in den Prozess der Potenzialanalyse ein. Feedback und Vorschläge von Anwendern, die mit den Prozessen vertraut sind, können wertvolle Einblicke bieten.
4. Kosten-Nutzen-Analyse: Führen Sie eine gründliche Analyse durch, um sicherzustellen, dass die Automatisierung eines bestimmten Prozesses eine positive wirtschaftliche Auswirkung hat. Berücksichtigen Sie dabei die Kosten für die Implementierung und den voraussichtlichen Nutzen.

Diese Schritte sollten in einem Zeitraum von 14 bis 30 Tagen geplant und umgesetzt werden, um eine strukturierte und erfolgreiche Erkennung von Automatisierungspotenzialen zu gewährleisten. Ein zügiger, aber gründlicher Ansatz erlaubt es Unternehmen, schnell zu profitieren, ohne die Qualität der Durchführung zu gefährden.