Business Analyse: Stakeholder sauber abholen

In der heutigen Geschäftswelt, in der Komplexität und ständige Veränderungen die Norm darstellen, gewinnt die Business Analyse zunehmend an Bedeutung. Insbesondere das erfolgreiche Abholen von Stakeholdern ist ein zentraler Aspekt, der über den Erfolg oder Misserfolg von Projekten entscheiden kann. Ein fundiertes Verständnis dieser Thematik kann KMU helfen, ihre Effizienz zu steigern und Projektrisiken zu minimieren.

**Identifikation und Analyse der Stakeholder**

Der erste Schritt in der Stakeholder-Analyse besteht darin, alle relevanten Stakeholder zu identifizieren. Dies sind nicht nur die offensichtlichen internen Rollen wie Geschäftsleitung, Mitarbeiter oder Projektteammitglieder, sondern auch externe Interessengruppen wie Kunden, Lieferanten und eventuell sogar Wettbewerber. Das Ziel ist es, eine umfassende Übersicht über alle Personen oder Gruppen zu erhalten, die vom Projekt betroffen sind oder Einfluss darauf haben könnten.

Nach der Identifikation folgt die Analyse der Stakeholder. Es gilt zu klären, welche Interessen die jeweiligen Stakeholder verfolgen, wie intensiv ihre Einflussnahme ist und welche Erwartungen sie an das Projekt haben. Dies kann durch Interviews, Umfragen oder Workshops geschehen. Ein bewährtes Mittel hierfür sind Stakeholder-Matrixen, die den Einfluss und das Interesse der Stakeholder aufzeigen und helfen, deren Priorität zu bestimmen.

**Kommunikation als Schlüssel**

Eine effektive Kommunikation ist entscheidend, um Stakeholder erfolgreich abzuholen. Dies beginnt mit der transparenten und regelmäßigen Informationsweitergabe. Der Kommunikationsplan sollte festlegen, wer wann und wie über relevante Schritte und Fortschritte im Projekt informiert wird. Dabei ist es wichtig, die Bedürfnisse der Stakeholder zu berücksichtigen: Während einige Stakeholder möglicherweise detaillierte Berichte bevorzugen, reicht anderen möglicherweise eine kurze Zusammenfassung aus.

Neben der Informationsweitergabe ist das Einholen von Feedback ein zentraler Aspekt der Kommunikation. Dies ermöglicht es nicht nur, etwaige Missverständnisse frühzeitig zu klären, sondern auch das Engagement und die Unterstützung der Stakeholder zu sichern. Offene Kommunikationskanäle fördern zudem das Vertrauen und die Zusammenarbeit.

**Umgang mit unterschiedlichen Erwartungen**

Eine der grössten Herausforderungen in der Stakeholder-Kommunikation ist der Umgang mit unterschiedlichen Erwartungen. Um dies zu bewältigen, sollten Business Analysten proaktiv vorgehen und klare, realistische Zielsetzungen in Übereinstimmung mit den Stakeholdern definieren. Hierbei ist es sinnvoll, auf ein gemeinsames Verständnis der Projektziele hinzuarbeiten und eventuelle Bedenken frühzeitig zu adressieren.

Transparenz schafft Vertrauen, und durch die Bereitstellung nachvollziehbarer Entscheidungsgrundlagen können potenzielle Konflikte entschärft werden. Mit dem Einsatz von Priorisierungswerkzeugen und -methoden wie der MoSCoW-Methode (Must, Should, Could, Won't) können Analysten helfen, klare Prioritäten zu setzen und den Fokus zu behalten.

**Fazit: Praxisnutzen für KMU**

Für KMU bedeutet das saubere Abholen von Stakeholdern, dass Projekte effizienter gestaltet und mögliche Risiken minimiert werden können. Ein strukturiertes Vorgehen in der Stakeholder-Analyse und -Kommunikation kann helfen, wertvolle Ressourcen zu schonen und die Erfolgschancen von Projekten erheblich zu steigern. Durch die systematische Einbindung und Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten werden nicht nur kurzfristige Projektziele erreicht, sondern auch die langfristige Unternehmensstrategie unterstützt.