Business Continuity: Notfallübungen durchführen

Der erfolgreiche Betrieb eines Unternehmens hängt oft von seiner Fähigkeit ab, im Falle unvorhergesehener Ereignisse schnell und effizient zu reagieren. Notfallübungen sind ein zentraler Bestandteil der Business Continuity-Planung, denn sie ermöglichen es Mitarbeitenden, im Ernstfall routiniert zu agieren. Oftmals stellen jedoch Fehler die Effektivität solcher Übungen infrage. In diesem Artikel werden häufige Fehler sowie deren Korrektur thematisiert, gefolgt von einer Handlungsanleitung für die kommenden 14 bis 30 Tage.

Häufige Fehler bei Notfallübungen

Ein typischer Fehler bei der Durchführung von Notfallübungen ist die unzureichende Einbindung des gesamten Personals. Häufig werden nur Führungskräfte oder einzelne Abteilungen in die Übungen einbezogen. Dies reduziert jedoch die Wirksamkeit der Übung, da im Ernstfall alle Mitarbeitenden eine Rolle spielen. Zur Korrektur sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle Abteilungen involviert werden und klare Anweisungen zu ihrer jeweiligen Rolle erhalten.

Ein weiterer Fehler besteht in der unvollständigen Dokumentation und Analyse der Übung. Oftmals fehlt eine detaillierte Nachbereitung, die aufzeigt, wo Verbesserungspotenziale vorhanden sind. Zudem wird es versäumt, die Erfolge und Misserfolge angemessen zu kommunizieren. Die Lösung liegt in einer umfassenden Auswertung und Berichterstattung, die klare Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen liefert.

Schliesslich neigen Unternehmen dazu, Notfallübungen zu selten und ohne variierende Szenarien durchzuführen. Die Seltenheit führt dazu, dass Mitarbeitende den Ernstfall nicht ernst nehmen oder ihre Fähigkeiten verlieren. Durch die Simulation diverser Szenarien in regelmässigen Abständen kann dieser Fehler vermieden werden und das Personal bleibt sensibilisiert und geübt im Notfallmanagement.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

In den kommenden zwei bis vier Wochen sollten Unternehmen zur Vorbereitung auf künftige Notfälle folgende Schritte umsetzen:

1. Übungsplan entwickeln: Erstellt einen detaillierten Plan für die nächste Notfallübung, der alle Abteilungen umfasst. Der Plan sollte unterschiedliche Szenarien beinhalten und die spezifischen Rollen und Aufgaben jedes Teams detailliert beschreiben.
2. Schulung der Mitarbeitenden: Organisiert Schulungen oder Workshops, um das Bewusstsein aller Mitarbeitenden für die Wichtigkeit der Übungen zu stärken und sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben und Verantwortungen im Ernstfall kennen.
3. Übung durchführen und dokumentieren: Führt eine Notfallübung durch, die den Übungsplan umsetzt. Dokumentiert den Ablauf detailliert, um die gewonnenen Erkenntnisse für spätere Analysen zu nutzen.
4. Analyse und Feedback: Nach der Übung sollten die Ergebnisse analysiert und Feedback von Teilnehmenden eingeholt werden. Führt ein Nachbereitungstreffen durch, um die gewonnenen Erkenntnisse zu diskutieren und Verbesserungen für künftige Übungen zu planen.
5. Anpassung des Business Continuity Plans: Basierend auf den Erkenntnissen der Übung sollen die Praktiken und der Business Continuity Plan aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass Schwächen behoben und erfolgreiche Strategien weiter gestärkt werden.

Durch regelmässige Anwendung der beschriebenen Schritte verbessern Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit in Krisensituationen erheblich. Dies trägt nicht nur zur Sicherheit der Mitarbeitenden bei, sondern stellt auch die Kontinuität der Geschäftstätigkeiten im Notfall sicher.