Compliance-Risiken gezielt & effektiv minimieren — Überblick

Compliance-Risiken effektiv minimieren

In der Unternehmensführung ist die Minimierung von Compliance-Risiken eine zentrale Aufgabe, die sowohl der rechtlichen Sicherheit als auch dem Schutz des Unternehmensrufs dient. Doch trotz ihrer Bedeutung wird die Compliance oft vernachlässigt oder missverstanden. Im Folgenden werden typische Fehler bei der Compliance-Praxis beleuchtet und konkrete Korrekturen sowie eine Handlungsanleitung zur Verbesserung der Compliance innerhalb von 14 bis 30 Tagen vorgestellt.

Typische Fehler in der Compliance-Praxis

1. Unzureichendes Verständnis der relevanten Vorschriften: Viele Unternehmen scheitern daran, die spezifischen rechtlichen Anforderungen und regulatorischen Vorgaben, die für ihr Geschäft gelten, umfassend zu erfassen. Dieser Mangel an Kenntnissen kann zu unbeabsichtigten Verstößen und damit zu hohen Strafen führen.

*Korrektur:* Eine gründliche Schulung der zuständigen Abteilungen bezüglich der für das Unternehmen relevanten Vorschriften ist unerlässlich. Es sollte regelmässig überprüft werden, ob die Mitarbeitenden ein aktuelles Verständnis der Compliance-Vorgaben haben.

1. Fehlende Dokumentation von Compliance-Massnahmen: Unternehmen dokumentieren oft nicht ausreichend, welche Massnahmen zur Einhaltung der Compliance getroffen wurden. Im Fall einer Prüfung oder eines Rechtsstreits fehlen dann die notwendigen Aufzeichnungen, die nachweisen, dass das Unternehmen seine Pflichten erfüllt.

*Korrektur:* Etablierung eines systematischen Ansatzes zur Dokumentation aller Prozesse und Massnahmen, die im Rahmen der Compliance durchgeführt werden. Dies umfasst auch das Protokollieren von Schulungen, internen Audits und Mitarbeiterschulungen.

1. Unzureichende Risikobeurteilung: Viele Unternehmen versäumen es, eine umfassende Risikobeurteilung durchzuführen, um die spezifischen Compliance-Risiken ihres Betriebs zu identifizieren. Dies kann dazu führen, dass erhebliche Risiken unentdeckt bleiben.

*Korrektur:* Entwicklung und Implementierung eines strukturierten Risikoüberprüfungsprozesses, der regelmässig durchgeführt wird. Dies hilft, potenzielle Compliance-Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu mindern.

Handlungsanleitung für die nächsten 14 bis 30 Tage

• Tag 1–7: Beginnen Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme aller bisher umgesetzten Compliance-Massnahmen und identifizieren Sie Lücken in der Prozessdokumentation. Suchen Sie nach externen Beratern oder juristischen Dienstleistern, die gegebenenfalls unterstützen können.
• Tag 8–14: Initiieren Sie einen Workshop oder ein Seminar zur Sensibilisierung Ihrer Führungskräfte und Mitarbeitenden über die Bedeutung von Compliance, inklusive einer Überblick über die geltenden Vorschriften. Diese Schulungen sollten Vorträge von Rechtsexperten beinhalten und interaktiv gestaltet sein, um die Teilnehmer zu aktivem Mitdenken zu motivieren.
• Tag 15–21: Entwickeln Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Compliance-Team eine klar strukturierte Dokumentationsstrategie, um alle Massnahmen systematisch zu erfassen. Nutzen Sie elektronische Tools, um die Dokumentation zu erleichtern und zu archivieren. Stellen Sie sicher, dass diese Software den Datenschutzvorgaben entspricht.
• Tag 22–30: Führen Sie eine erste interne Überprüfung und Risikoeinschätzung durch. Dies sollte in einer kleinteiligen Analyse der verschiedenen Geschäftsbereiche geschehen. Achten Sie darauf, dass potenzielle Schwachstellen erkannt und in einem detaillierten Bericht festgehalten werden. Verwenden Sie diesen Bericht als Grundlage für zukünftige Verbesserungsschritte.

Durch eine systematische Erfassung und Bewertung der Compliance-Bedürfnisse kann Ihr Unternehmen nicht nur Haftungsrisiken reduzieren, sondern auch einen Beitrag zu einer verlässlichen und transparenten Unternehmensführung leisten.