Compliance-Risiken in KMU effektiv reduzieren

Das Minimieren von Compliance-Risiken ist für Schweizer KMU essenziell, um rechtliche und finanzielle Sanktionen sowie einen möglichen Reputationsverlust zu vermeiden. Eine strukturierte Herangehensweise an Compliance kann direkte negative Auswirkungen auf das Unternehmen verhindern.

Häufige Fehler beim Umgang mit Compliance-Risiken

Ein typischer Fehler ist das Fehlen einer klar definierten Compliance-Strategie. Viele KMU reagieren auf Compliance-Anforderungen ad hoc, anstatt präventiv Massnahmen zu ergreifen. Dies führt häufig zu Verwirrung und ineffizienten Prozessen. Die Korrektur besteht darin, ein formelles Compliance-Programm zu entwickeln, das alle relevanten gesetzlichen Anforderungen umfasst und regelmässig aktualisiert wird.

Ein zweiter häufiger Fehler ist die unzureichende Schulung der Mitarbeitenden. Mitarbeitende sind sich oft den spezifischen Compliance-Anforderungen nicht bewusst oder verstehen diese nicht vollständig. Dies kann dazu führen, dass Vorschriften unbeabsichtigt missachtet werden. Um dies zu beheben, sollten regelmässige Schulungen und Workshops durchgeführt werden, in denen aktuelle Compliance-Themen behandelt werden und konkrete Fallbeispiele zur Anwendung kommen.

Ein dritter Fehler kann darin bestehen, dass die Überwachung von Compliance-Massnahmen inkonsistent oder gar nicht erfolgt. Ohne ein geeignetes Monitoring-System können Verstösse lange unbemerkt bleiben. Abhilfe schafft hier die Implementierung eines regelmässigen Überprüfungsplanes und einer verantwortlichen Person oder Abteilung, die kontinuierlich die Einhaltung überwacht und Abweichungen berichtet.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Analysephase (Tage 1–7): Beginnen Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme aller aktuellen Compliance-Richtlinien und -Praktiken. Identifizieren Sie Schwachstellen und Bereiche, die einer Verbesserung bedürfen. Ein interner oder externer Compliance-Experte kann hierbei unterstützend tätig werden.
2. Strategieentwicklung (Tage 8–14): Basierend auf den Ergebnissen der Analyse entwickeln Sie einen klaren und detaillierten Compliance-Plan. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest und definieren Sie konkrete Ziele und Massnahmen, um diese zu erreichen. Stellen Sie sicher, dass der Plan die spezifischen Bedürfnisse und Risiken Ihres Unternehmens berücksichtigt.
3. Schulungs- und Kommunikationsphase (Tage 15–21): Organisieren Sie Schulungen für alle Mitarbeitenden, um diese auf den neuesten Stand zu bringen und die Bedeutung der neuen Compliance-Strategien zu erläutern. Nutzen Sie hierzu sowohl Präsentationen als auch interaktive Workshops. Achten Sie darauf, eine klare Kommunikationskette zu etablieren, damit offene Fragen schnell gelöst werden können.
4. Implementierungs- und Überwachungsphase (Tage 22–30): Setzen Sie die entwickelten Massnahmen um und starten Sie das Monitoring der Compliance-Aktivitäten. Nutzen Sie hierfür geeignete Tools, um die Effektivität der Massnahmen zu messen und notwendige Anpassungen rechtzeitig vornehmen zu können. Beginnen Sie abschliessend damit, regelmässige Berichte zu erstellen, um den Fortschritt transparent zu halten.

Die konsequente Bearbeitung dieser Schritte in den nächsten 30 Tagen wird Ihrem KMU helfen, Risiken zu minimieren und eine belastbare Compliance-Struktur zu schaffen.