Copilots in KMUs: Chancen und Herausforderungen

Künstliche Intelligenz in der Form von Copilots und Automatisierung hat das Potenzial, Arbeitsabläufe in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) effizienter zu gestalten. Diese Technologien können Routineaufgaben beschleunigen, die Entscheidungsfindung unterstützen und somit Ressourcen für strategische Tätigkeiten freisetzen. Die Einführung solcher Systeme ist jedoch nicht ohne Risiko: Fehler bei der Implementierung und Nutzung sind häufig und können die erhoffte Effizienzsteigerung zunichtemachen.

Typische Fehler bei der Implementierung und Nutzung

1. Unzureichende Schulung der Mitarbeiter: Ein häufig beobachteter Fehler ist die Annahme, dass Mitarbeiter ohne gezielte Schulung erfolgreich mit den neuen Systemen interagieren können. Dies führt zu Missverständnissen und fehlerhaften Eingaben, was die Effektivität des Copilots beeinträchtigt.

Korrektur: Investieren Sie in umfassende Schulungsprogramme, die nicht nur die technischen Aspekte der Systeme abdecken, sondern auch den Mitarbeitern den strategischen Nutzen dieser Werkzeuge verdeutlichen.

1. Fehlende Integration in bestehende Systeme: Copilots und Automatisierungstools entfalten ihr volles Potenzial nur dann, wenn sie nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert sind. Oftmals werden diese Werkzeuge jedoch isoliert genutzt, was zu redundanter Arbeit und ineffizienten Prozessen führt.

Korrektur: Entwickeln Sie einen Integrationsplan, der die Vernetzung der neuen Systeme mit vorhandenen Datenbanken und Programmen sicherstellt. Ziehen Sie dabei gegebenenfalls externe Fachkräfte hinzu, um eine optimale Implementierung zu gewährleisten.

1. Fehlende Anpassung an spezifische Geschäftsprozesse: Standardlösungen ohne Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens führen oft zu suboptimalen Ergebnissen. Dies kann die Akzeptanz der Mitarbeiter mindern und den Nutzen der Technologie schmälern.

Korrektur: Bevor Sie Künstliche Intelligenz-Lösungen implementieren, führen Sie eine sorgfältige Analyse Ihrer Geschäftsprozesse durch und passen Sie die Technologie an Ihre spezifischen Anforderungen an. Dies kann durch individuelle Modifikationen oder Ausschreibung von spezifischen Anpassungs- und Entwicklungsleistungen geschehen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

• Woche 1–2: Beginnen Sie mit einem internen Audit zur Ermittlung der Bereiche, in denen Copilots und Automatisierung einen unmittelbaren Nutzen bringen können. Identifizieren Sie die Mitarbeiter, die mit der Technologie arbeiten werden, und planen Sie Schulungsmassnahmen ein.
• Woche 3: Starten Sie ein Pilotprojekt in einem ausgewählten Bereich, z.B. Buchhaltung oder Kundenservice. Achten Sie darauf, dass dieser Bereich repräsentativ für mögliche spätere Ausweitungen ist. Beginnen Sie parallel mit der Schulung der Mitarbeiter.
• Woche 4: Bewerten Sie die Ergebnisse des Pilotprojekts und sammeln Sie Feedback von den Beteiligten. Stimmen Sie sich eng mit Ihrem IT-Team oder externen Dienstleistern ab, um Kinderkrankheiten zu beseitigen. Überprüfen und justieren Sie Ihre Implementierungsstrategie basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen.

Mit einem strukturierten und fokussierten Ansatz werden KMU den Übergang zu einer effizienteren Nutzung von Künstlicher Intelligenz meistern und dadurch langfristig von optimierten Arbeitsprozessen profitieren.