Daten- & PII-Schutz für KI: Retention & Löschkonzepte

Der Schutz personenbezogener Daten ist im Umfeld von Künstlicher Intelligenz (KI) von zentraler Bedeutung. Ein zentraler Aspekt hierbei sind durchdachte Retention- und Löschkonzepte. Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine unnötigen Daten gespeichert werden und diese nach Ablauf ihrer Nutzungsdauer konsequent gelöscht werden.

Häufige Fehler bei Retention- und Löschkonzepten

Ein typischer Fehler in diesem Zusammenhang ist die unklare Definition von Aufbewahrungsfristen. Oftmals wird versäumt, genaue Zeiträume festzulegen, in denen Daten aufbewahrt werden dürfen. Dies führt zu überlangen Speicherdauern und erhöht das Risiko für Datenschutzverletzungen.

Ein zweiter Fehler ist das Fehlen automatisierter Löschprozesse. Viele Organisationen verlassen sich auf manuelle Löschung, was nicht nur ressourcenintensiv ist, sondern auch zu menschlichen Fehlern führen kann. Automatisierte Systeme bieten eine verlässlichere und effizientere Möglichkeit, Daten regelmässig zu löschen.

Ein dritter Fehler liegt in der unzureichenden Dokumentation von Löschvorgängen. Ohne ordnungsgemässe Protokollierung können Unternehmen im Falle einer Datenpanne Schwierigkeiten haben, die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien nachzuweisen.

Korrekturmassnahmen

Zur Behebung dieser Fehler sollten Unternehmen zunächst klare Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die sich an gesetzlichen Vorgaben und geschäftlichen Erfordernissen orientieren. Es ist wichtig, jede Datenkategorie individuell zu betrachten und entsprechende Fristen festzulegen.

Zweitens empfiehlt es sich, ein automatisiertes Löschsystem zu implementieren. Solche Tools können Daten nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist automatisch löschen und reduzieren so das Risiko menschlicher Fehler.

Schliesslich sollte die Dokumentation von Löschvorgängen verbessert werden. Dies kann durch die Einführung eines Audit-Trails erreicht werden, der jeden Löschvorgang nachvollziehbar macht und damit die Compliance erleichtert.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Analyse und Definition (Tag 1–7): Beginnen Sie mit der Analyse Ihrer aktuellen Datenspeicher- und Löschpraktiken. Dokumentieren Sie, welche Daten Sie speichern und welche Aufbewahrungsfristen derzeit bestehen. Entwickeln Sie basierend auf dieser Analyse Richtlinien für klar definierte Aufbewahrungszeiträume.
2. Tool-Auswahl und Implementierung (Tag 8–21): Evaluieren Sie verschiedene Tools zur Automatisierung Ihrer Löschvorgänge. Implementieren Sie ein System, das Ihren Anforderungen entspricht. Achten Sie darauf, dass das gewählte Instrument mit den bestehenden IT-Strukturen kompatibel ist.
3. Schulung und Testen (Tag 22–30): Schulen Sie die relevanten Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen Löschsystem. Führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren und alle Daten ordnungsgemäss eliminiert werden.

Durch diese Schritte stellen Sie sicher, dass Ihre Datenmanagementprozesse nicht nur den rechtlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch das Risiko minimieren, dass personenbezogene Daten unnötig lange gespeichert werden. Dies verbessert nicht zuletzt Ihr Datenschutzniveau insgesamt.