Datenschutz und Informationssicherheit im Unternehmen sichern

Die Einhaltung der DSGVO und der ISO 27001 ist für viele Schweizer KMU eine zentrale Herausforderung in der IT-Sicherheit und Compliance. Beide Normen stellen sicher, dass personenbezogene Daten geschützt und Informationssicherheits-Managementsysteme effektiv sind. Ein klarer und strategischer Ansatz hilft Fehler zu vermeiden.

Typische Fehler bei der Umsetzung

Ein häufiger Fehler ist der Mangel an einer klaren Verantwortlichkeitsstruktur. Ohne festgelegte Zuständigkeiten für Datenschutz und Informationssicherheit bleibt die Umsetzung oft fragmentiert. Die Korrektur besteht darin, einen Datenschutzbeauftragten und einen Informationssicherheitsbeauftragten zu ernennen, die konkret für die Einhaltung der DSGVO und der ISO 27001 verantwortlich sind. Diese Rollen sollten nicht nur symbolisch, sondern mit echten Befugnissen zur Entscheidungsfindung ausgestattet sein.

Ein weiterer Fehler ist, dass Unternehmen oft die Schulung ihrer Mitarbeiter vernachlässigen. Ohne regelmässige Schulungen sind sich viele Mitarbeiter der Risiken und Verpflichtungen nicht ausreichend bewusst, was zu Nachlässigkeit führen kann. Eine Korrektur besteht darin, ein kontinuierliches Schulungsprogramm zu etablieren, das alle Angestellten einschliesst und die spezifischen Anforderungen von DSGVO und ISO 27001 behandelt.

Oftmals wird auch die Erstellung und Pflege der notwendigen Dokumentation vernachlässigt. Fehlende Dokumentation kann im Falle einer Prüfung zu erheblichen Problemen führen. Hierbei gilt es, alle datenverarbeitenden Prozesse zu dokumentieren, Datenschutzregelungen schriftlich festzuhalten und einen klaren Überblick über die Informationssicherheitsrichtlinien zu haben.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

In den nächsten 14 bis 30 Tagen sollte ein Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

1. Bestandsaufnahme und Verantwortlichkeiten klären: Beginnen Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme der aktuellen Datenschutz- und Informationssicherheitspractices. Identifizieren Sie die Lücken und benennen Sie klar Verantwortliche für beide Bereiche.
2. Schulungsplan aufstellen: Entwickeln Sie einen Schulungsplan für alle Mitarbeiter. Dies sollte nicht nur die Vermittlung von theoretischem Wissen umfassen, sondern auch praktische Workshops, die realistische Szenarien behandeln. Planen Sie diese Schulungen konkret im Kalender ein, um die Teilnahme sicherzustellen.
3. Dokumentationsprozess starten: Beginnen Sie mit der Erstellung der notwendigen Dokumentationen. Verwenden Sie standardisierte Vorlagen, um Prozesse zu dokumentieren und stellen Sie sicher, dass diese regelmässig aktualisiert werden. Dies sollte die Erstellung eines detaillierten Verzeichnisses aller Verarbeitungstätigkeiten einschliessen.
4. Interne Audits vorbereiten: Planen und konfigurieren Sie die ersten internen Audits, um die Einhaltung der DSGVO und der ISO 27001 zu überprüfen. Nutzen Sie diese Audits als Gelegenheit, um identifizierte Lücken zu schliessen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Mit dieser strukturierten Vorgehensweise kann das Risiko von Verstössen minimiert und die Compliance effektiv gewährleistet werden.