Die Herausforderung der KI-Taskbot-Implementierung

Einführung von KI-Taskbots in Unternehmen: Wie ein gründlicher Plan von der Idee zur Umsetzung führt

Die Implementierung von KI-Taskbots erfolgt oft in der Annahme, dass ein einfacher KI-Prompt direkt zur automatisierten Prozessabwicklung führt. Jedoch zeigt sich häufig, dass ein strukturiertes Vorgehen notwendig ist, um diese Technologien erfolgreich einzuführen und zu integrieren. Ziel ist es, nicht nur einen funktionierenden Bot zu haben, sondern auch signifikante, messbare Verbesserungen in den Geschäftsprozessen zu erzielen.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler bei der Einführung von KI-Taskbots ist die unzureichende Definition des Anwendungsfalls. Unternehmen starten oft mit einem vagen Ziel, was dazu führt, dass der Taskbot nicht wie erwartet funktioniert. Zur Korrektur sollte zunächst klar identifiziert werden, welcher spezifische Prozess durch den Taskbot automatisiert werden soll und welche erwarteten Ergebnisse definiert sind.

Ein weiteres Problem ist die fehlende Integration von Mitarbeitern in den Entwicklungsprozess. Bots werden in Silos entwickelt, ohne den Input jener Personen einzubeziehen, die letztlich mit den Bots arbeiten werden. Um dies zu vermeiden, sollte eine interdisziplinäre Gruppe, bestehend aus IT-Experten und operativen Fachkräften, bereits in der Planungsphase eingebunden werden. Dies stellt sicher, dass der Bot die tatsächlichen Bedürfnisse des Geschäftsbereichs widerspiegelt.

Schliesslich ist die unzureichende Testphase ein verbreitetes Problem. Oft wird der Bot in die Produktion überführt, ohne ihn unter realistischen Bedingungen zu testen. Dies kann durch die Implementierung eines mehrstufigen Testsystems korrigiert werden, welches eine umfassende Validierung in einer kontrollierten Umgebung umfasst, bevor der Taskbot live geht.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Phase 1 (Tag 1–7): Vorbereitung und Anforderungsdefinition

• Führen Sie [ein] Workshop[s] durch, um die genauen Anforderungen und Erwartungen an den KI-Taskbot zu definieren. Integrieren Sie dabei alle relevanten Stakeholder und definieren Sie klare Ziele und KPIs.
• Erstellen Sie eine detaillierte Prozessdokumentation des zu automatisierenden Ablaufs. Dies erleichtert die Identifikation von Bottlenecks und Potenzial[en] für die Automatisierung.

Phase 2 (Tag 8–21): Entwicklung und Prototyping

• Beginnen Sie mit der Entwicklung eines Prototypen in einer kontrollierten Umgebung, basierend auf den definierten Anforderungen.
• Nutzen Sie regelmässige Feedbackrunden mit den zukünftigen Anwendern, um Verbesserungen einzuführen und den Taskbot optimal an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen.
• Implementieren Sie eine Testphase, um den Bot umfassend zu prüfen und Fehler frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Phase 3 (Tag 22–30): Implementierung und Schulung

• Bereiten Sie die operative Einführung vor und sorgen Sie für eine nahtlose Integration in bestehende Systeme.
• Schulen Sie die Mitarbeiter, die mit dem Taskbot arbeiten werden, um Akzeptanz zu erhöhen und den Nutzen zu maximieren.
• Führen Sie nach der Implementierung eine Nachanalyse durch, um die Leistung des Bots zu evaluieren, gegen die initial gesetzten KPIs.

Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass der Übergang von der Ideenfindung zur erfolgreichen Implementierung eines KI-Taskbots effizient verläuft und in kurzer Zeit realistischen Mehrwert für Ihr Unternehmen bringt.