Die Kunst der Engpassbeseitigung in Prozessen — Prozessoptimierung

Engpässe in den betrieblichen Prozessen zu erkennen und zu beheben, ist entscheidend für die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Oftmals sind es genau diese Engpässe, die den reibungslosen Ablauf einschränken und somit auch das Unternehmenswachstum bremsen. Die frühzeitige Identifikation und der gezielte Umgang mit solchen Flaschenhälsen kann die Effektivität Ihrer Abläufe erheblich steigern.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler in der Praxis besteht darin, Engpässe nur oberflächlich zu behandeln. Unternehmen neigen dazu, Symptome zu bekämpfen, anstatt die zugrunde liegenden Ursachen anzugehen. Beispielsweise wird oft personelle Verstärkung in einem überlasteten Bereich eingesetzt, ohne zu verstehen, dass der eigentliche Engpass durch ineffiziente Prozesse oder veraltete Technologien verursacht wird. Eine tiefgehende Analyse der Prozesslandschaft, idealerweise unter Einsatz von Methoden wie der Wertstromanalyse, kann helfen, die tatsächlichen Ursachen zu identifizieren und zielgerichtet zu beheben.

Ein weiterer typischer Fehler ist die unzureichende Systematisierung der Problemlösungen. Unternehmen versuchen oft, Engpässe adhoc und ohne einheitliche Methodik anzugehen. Die Implementierung eines standardisierten Vorgehens, wie etwa der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), ermöglicht eine strukturierte und kontinuierliche Prozessverbesserung. Dabei wird zuerst ein Plan zur Behebung des Engpasses erstellt, dann umgesetzt, die Ergebnisse überprüft und letztlich das Vorgehen angepasst.

Schliesslich besteht der Fehler darin, die Mitarbeitenden nicht aktiv in den Prozess der Engpassbeseitigung einzubeziehen. Die wertvollen Einsichten und Erfahrungen derjenigen, die täglich mit den Prozessen arbeiten, werden nicht genutzt, was zu ineffizienten Lösungen führen kann. Eine offene Kommunikationskultur, die regelmäßige Feedbackrunden und partizipative Entscheidungsfindung einbezieht, kann erheblich zur effektiven Identifikation und Behebung von Engpässen beitragen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

In den kommenden zwei bis vier Wochen sollten folgende Schritte unternommen werden, um Engpässe in Ihren Prozessen wirksam anzugehen:

1. Analysephase (1–2 Wochen):

• Führen Sie eine umfassende Analyse Ihrer bestehenden Prozesse durch. Nutzen Sie dabei Methoden wie Flowcharts oder die Wertstromanalyse, um Engpässe sichtbar zu machen.
• Holen Sie Feedback von den Mitarbeitenden ein, insbesondere von denen, die direkt in die betroffenen Prozesse involviert sind, um ein gründliches Verständnis der Herausforderungen zu gewinnen.

1. Planung und Lösungsfindung (1 Woche):

• Entwickeln Sie Pläne zur Behebung der identifizierten Engpässe. Dabei sollten sowohl organisatorische Anpassungen als auch technologische Verbesserungen in Betracht gezogen werden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösungsansätze messbare Ziele enthalten, um den Erfolg der Massnahmen bewerten zu können.

1. Umsetzung und Anpassung (1–2 Wochen):

• Beginnen Sie mit der Implementierung der geplanten Massnahmen. Achten Sie darauf, die Umsetzung schrittweise zu gestalten, um eventuelle Anpassungen laufend vornehmen zu können.
• Führen Sie regelmässige Überprüfungen der Fortschritte durch und passen Sie die Massnahmen gegebenenfalls an die veränderten Anforderungen an.

Durch die systematische und methodische Herangehensweise an die Erkennung und Behebung von Engpässen steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Prozesse, sondern fördern auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb Ihres Unternehmens.