Die Kunst des virtuellen Meetings meistern
Virtuelle Meetings sind in vielen Unternehmen zur Norm geworden und essenziell für die Kommunikation und Zusammenarbeit in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt. Eine klare Struktur und effiziente Durchführung sind entscheidend, um die Produktivität zu sichern und die Zufriedenheit der Teilnehmenden zu erhöhen. Die Optimierung virtueller Meetings ist daher ein Muss für jedes Unternehmen, das im digitalen Raum aktiv ist.
Typische Fehler und deren Korrektur
Ein häufiger Fehler ist die fehlende Agenda. Ohne klare Themensetzung und Zielsetzung tendieren Meetings dazu, ineffizient zu verlaufen und Zeit für alle Beteiligten zu verschwenden. Daher ist es essenziell, vor jedem Meeting eine detaillierte Agenda zu erstellen und diese rechtzeitig an alle Teilnehmenden zu versenden. Dies schafft Klarheit darüber, welche Punkte besprochen werden sollen und welche Ergebnisse erwartet werden.
Ein weiterer wiederkehrender Fehler ist die mangelnde technische Vorbereitung. Technische Probleme können wertvolle Zeit kosten und den Fluss eines Meetings erheblich stören. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Plattformen und Tools vor dem Meeting getestet werden und ein Technikcheck inklusive Mikrofon- und Kameraeinstellungen durchgeführt wird. Dies kann durch ein kurzes Vortreffen oder einen individuellen Techniktest mit den Teilnehmenden gelöst werden.
Schliesslich ist die fehlende Moderation ein Problem, das virtuelle Meetings beeinträchtigen kann. Wenn niemand die Diskussion leitet, besteht die Gefahr, dass Themen ausufern und wichtige Punkte übersehen werden. Ernennen Sie einen Moderator oder eine Moderatorin, die den Ablauf des Meetings überwacht, sicherstellt, dass alle zu Wort kommen, und die Diskussion bei Bedarf auf die vorgesehenen Themen zurückführt.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
In den kommenden Wochen sollten Sie darauf abzielen, die genannten Optimierungsansätze Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Beginnen Sie in den ersten sieben Tagen damit, bei jeder Einladung zu einem Meeting eine detaillierte Agenda zu erstellen. Motivieren Sie die Mitarbeitenden, sich im Vorfeld mit den Themen vertraut zu machen.
In der zweiten Woche sollte der Schwerpunkt auf der technischen Vorbereitung liegen. Ermuntern Sie alle Mitarbeitenden dazu, etwa zehn Minuten vor jedem Meeting die technischen Voraussetzungen zu überprüfen. Falls möglich, richten Sie bei Bedarf auch einen technischen Support ein, der bei Problemen während der Meetings kurzfristig eingreifen kann.
Ab der dritten Woche sollten Sie die Rolle der Moderation aktiv etablieren. Bestimmen Sie für jedes Meeting eine Person zur Moderation, die den Zeitplan im Auge behält und die Diskussion koordiniert. Führen Sie hierzu ein einfaches Moderationsprotokoll ein, das bei der Organisation und Nachbereitung von Meetings unterstützt.
Durch die schrittweise Umsetzung dieser Massnahmen in einem überschaubaren Zeitraum können Unternehmen ihre virtuellen Meetings deutlich verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Teams effizienter gestalten.