Effektive Auditvorbereitung in Governance und Compliance
Eine gründliche Auditvorbereitung stellt sicher, dass ein Unternehmen den Anforderungen in puncto Governance und Compliance vollständig gerecht wird. Fehlende Vorbereitung kann zu unangenehmen Überraschungen und potenziellen Sanktionen führen.
Typische Fehler in der Auditvorbereitung
Unzureichende Dokumentation ist ein häufiger Fehler, der oftmals aus Zeitmangel oder fehlendem Bewusstsein resultiert. Ohne vollständige und aktuelle Dokumentation können Abläufe und Prozesse schwer nachvollziehbar sein, was zu Missverständnissen mit dem Auditor führen kann. Die Korrektur dieses Fehlers erfordert eine systematische Erfassung und Aktualisierung relevanter Dokumente.
Ein weiterer gängiger Fehler ist die fehlende Schulung der Mitarbeiter. Wenn Beschäftigte nicht ausreichend mit den Anforderungen und Prozessen eines Audits vertraut sind, kann dies zu Unsicherheiten und Fehlern während der Prüfung führen. Lösungen umfassen gezielte Schulungsprogramme, die speziell auf die Anforderungen und Normen des Audits zugeschnitten sind.
Auch das Übersehen von abteilungsübergreifenden Abhängigkeiten bereitet häufig Probleme. Prozesse in einer Abteilung können Auswirkungen auf andere Bereiche haben, und oft wird dies in der Vorbereitung nicht berücksichtigt. Eine gründliche Analyse der internen Prozesse und Schnittstellen mit klarer Verantwortungszuweisung ist notwendig, um diesen Fehler zu beheben.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
In den ersten 7 Tagen sollte eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Dokumentation und bestehender Compliance-Massnahmen erfolgen. Identifizieren Sie Lücken und Bereiche, die Aktualisierung oder Ergänzung benötigen. Erstellen Sie einen klaren Plan zur Behebung dieser Defizite.
Parallel dazu sollten Schulungen für alle relevanten Mitarbeiter organisiert werden. Diese Schulungen sollten nicht nur auf die Anforderungen des bevorstehenden Audits eingehen, sondern auch eine praxisnahe Auseinandersetzung mit möglichen Prüfszenarien beinhalten. Idealerweise werden diese innerhalb der ersten zwei Wochen abgeschlossen, um genügend Zeit für Feedback und Nachbesserung zu haben.
Bis zum Ende des 30-Tage-Zeitraums sollten alle dokumentarischen und organisatorischen Massnahmen abgeschlossen sein. Führen Sie in der letzten Woche eine interne Prüfung durch, um sicherzustellen, dass alle Schritte implementiert und wirksam sind. Dieser Probelauf gibt Ihnen die Möglichkeit, verbliebene Schwachstellen vor dem eigentlichen Audit zu erkennen und zu beheben.