Effektive Auswahl von Prozessen für RPA

Prozesse für RPA sorgfältig auswählen

Die Auswahl geeigneter Prozesse für die Robotic Process Automation (RPA) ist entscheidend für den Erfolg der Automatisierungsstrategie eines Unternehmens. Eine fehlerhafte Auswahl kann nicht nur Ressourcen verschwenden, sondern auch das Vertrauen in Automatisierungstechnologien untergraben. Im Folgenden werden typische Fehler bei der Auswahl von Prozessen für RPA beschrieben und Vorschläge zur Vermeidung dieser Fehler gemacht. Abschliessend wird eine Handlungsanleitung für die nächsten 14 bis 30 Tage skizziert.

Typische Fehler bei der Prozessausswahl

1. Falsche Priorisierung der Prozesse

Ein häufig begangener Fehler besteht darin, Prozesse für RPA auszuwählen, die eine niedrige Priorität haben oder deren Automatisierung keinen signifikanten Mehrwert bringt. Unternehmen tendieren dazu, einfache Prozesse zu wählen, die jedoch keinen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung leisten.

Korrektur: Beginnen Sie mit einer Bewertung der aktuellen Geschäftsprozesse hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials und ihres Einflusses auf die Unternehmensziele. Priorisieren Sie Prozesse, die repetitive, zeitintensive und regelbasierte Aufgaben umfassen, die bei Automatisierung einen signifikanten Einfluss auf die Gesamtproduktivität haben können.

1. Unzureichende Analyse der Prozesskomplexität

Wird die Komplexität der Prozesse nicht ausreichend verstanden, kann dies zu einer fehlerhaften Implementierung von RPA führen. Komplexe Entscheidungslogiken oder Ausnahmen im Prozessablauf erfordern oft eine detailliertere Automatisierung, die beim Einschätzen der Machbarkeit manchmal nicht berücksichtigt wird.

Korrektur: Führen Sie vor der RPA-Implementierung eine gründliche Prozessanalyse durch. Identifizieren Sie alle Schritte und möglichen Ausnahmen des Prozesses. Verwenden Sie Prozess-Mapping-Tools, um einen klaren Überblick zu erhalten, und beziehen Sie Fachexperten mit ein, um versteckte Komplexitäten zu identifizieren.

1. Mangelnde Berücksichtigung der Datenstruktur

Oft werden Prozesse ausgewählt, ohne die Qualität und Struktur der zu verarbeitenden Daten zu berücksichtigen, was zu Problemen bei der Dateneingabe und -ausgabe führt.

Korrektur: Überprüfen Sie die Datenstruktur und -qualität vor der Automatisierung eines Prozesses. Stellen Sie sicher, dass die Daten konsistent, vollständig und in einem formatkompatiblen Zustand sind, um reibungslose RPA-Operationen zu gewährleisten.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

• Tag 1-7: Prozessidentifikation und Priorisierung

Beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste aller potenziell automatisierbaren Prozesse. Bewerten Sie die Automatisierbarkeit und den erwarteten Einfluss dieser Prozesse auf die Unternehmensziele. Konsultieren Sie Schlüsselpersonen aus verschiedenen Abteilungen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Verwenden Sie Checklisten und Bewertungsmatrizen, um Prioritäten festzulegen.

• Tag 8-14: Detaillierte Prozessanalysen

Führen Sie eine detaillierte Dokumentation der priorisierten Prozesse durch. Nutzen Sie Prozess-Mapping-Tools und führen Sie Workshops mit den Fachabteilungen durch, um alle Details, Entscheidungslogiken und Ausnahmen zu erfassen.

• Tag 15-21: Datenanalyse

Analysieren Sie die für die Prozesse erforderlichen Daten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Tools verfügen, um die Daten in das richtige Format für die RPA-Tools zu bringen. Gegebenenfalls müssen Anpassungen in den zugrunde liegenden Datenbanken vorgenommen werden.

• Tag 22-30: Pilotprojekt planen

Basierend auf den Analysen der ersten drei Wochen können Sie nun mit der Planung eines Pilotprojekts beginnen. Definieren Sie die Ziele, den Umfang und die Metriken zur Erfolgsmessung des RPA-Pilotprojekts. Erstellen Sie einen Implementierungs- und Überwachungsplan, der eine klare Vorstellung von den nächsten Schritten vermittelt.

Indem Sie ein strukturiertes Vorgehen zur Auswahl und Implementierung von RPA verfolgen, können Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Automatisierungsprojekte signifikant erhöhen.