Effektive Kommunikation in der asynchronen Arbeitswelt

Unter asynchroner Arbeit versteht man die Möglichkeit, unabhängig von der Anwesenheit der Kollegen seine Aufgaben zu erledigen. Dies bietet insbesondere für KMUs Vorteile, da es Flexibilität fördert und die Effizienz steigern kann. Doch der Wechsel zu diesem Modell bringt auch Herausforderungen mit sich. Hier werden typische Fehler und ihre Korrekturen beleuchtet.

Kommunikationsdefizite durch fehlende Richtlinien

Ein häufiger Fehler in der asynchronen Arbeitsweise ist das Fehlen klarer Kommunikationsrichtlinien. Ohne festgelegte Normen kann es schnell zu Missverständnissen und Informationsverlusten kommen. Dies lässt sich korrigieren, indem Unternehmen klar definieren, welche Kommunikationsmittel für welche Zwecke genutzt werden sollten. Regelmässige Updates und Richtlinien im Umgang mit E-Mails, Projektmanagement-Tools und Chats sind essentiell. Dies hilft nicht nur bei der Klarstellung von Prioritäten, sondern auch bei der Erleichterung des Wissenstransfers.

Überlastung durch ineffektives Zeitmanagement

Asynchrones Arbeiten führt oft zu einer Vermischung von Berufs- und Privatleben, wenn es an gutem Zeitmanagement fehlt. Mitarbeiter könnten dazu neigen, ausserhalb der regulären Arbeitszeiten erreichbar zu sein oder an Projekten zu arbeiten, was mittelfristig zur Erschöpfung führen kann. Unternehmen sollten auf die Notwendigkeit hinweisen, Arbeits- und Ruhezeiten strikt zu trennen. Empfohlen wird die Einführung eines Systems zur Selbstverwaltung der Arbeitszeiten, das auch Regelungen zur Erreichbarkeit beinhaltet.

Unklarheiten durch mangelhafte Dokumentation

Eine der Hauptsäulen asynchroner Arbeit ist die Dokumentation. Oft wird diese jedoch vernachlässigt, sodass wichtige Informationen nicht rechtzeitig bereitgestellt oder gar verloren gehen. Unternehmen sollten Mechanismen etablieren, die eine umfassende, kontinuierliche Dokumentation sicherstellen. Dies kann durch Nutzung von zentralisierte Plattformen wie Wiki-Systeme oder Dokumentenmanagement-Tools geschehen. Regelmässige Überprüfungen und Updates sollten Bestandteil des Prozesses sein.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Richtlinien etablieren und kommunizieren (Tag 1–7): Definieren Sie klare Kommunikationsrichtlinien und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden darüber informiert sind. Dies beinhaltet die Festlegung der zu verwendenden Tools und die Erwartung an Reaktionszeiten.
2. Zeitmanagement fördern (Tag 8–14): Führen Sie Schulungen zum Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation durch. Bereitstellung von Ressourcen und Tools, die die Mitarbeitenden bei der Einhaltung ihrer Arbeitszeiten unterstützen.
3. Dokumentationsstandards implementieren (Tag 15–21): Entwickeln Sie eine Struktur für die Dokumentation von Projekten und Prozessen. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Nutzung dieser Systeme. Vereinbaren Sie regelmässige Überprüfungen, um die Aktualität sicherzustellen.
4. Erste Reviews und Anpassungen (Tag 22–30): Nach zwei Wochen überprüfen Sie die Umsetzung der Richtlinien und Prozesse. Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitenden und nehmen notwendige Anpassungen vor. Weitere Nachjustierungen können helfen, die Effizienz nachhaltig zu steigern.

Durch diese strukturierte Herangehensweise wird die Umstellung auf asynchrones Arbeiten für KMUs zu einem berechenbaren und produktiven Prozess. Indem typische Fallstricke vermieden werden, können Unternehmen die Vorteile der Flexibilität und Effizienz voll ausschöpfen.