Effektive Nutzung digitaler Werkzeuge in KMU

Die effiziente Nutzung digitaler Tools ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg von Remote Work in Schweizer KMU. Um den vollem Potenzial der Remote-Zusammenarbeit zu erschliessen, müssen diese Werkzeuge nicht nur eingeführt, sondern auch optimal eingesetzt werden.

TYPISCHE FEHLER BEI DER NUTZUNG DIGITALER TOOLS

Unklar definierte Kommunikationskanäle: Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden nicht präzise benennen, welche Kommunikationswerkzeuge für welche Aufgaben genutzt werden sollen. Dies führt zu Verwirrung und Kommunikationsbarrieren. Die Lösung liegt in der klaren Festlegung von Standards – zum Beispiel können E-Mails für formelle Kommunikation und Projektmanagement-Tools für tägliche Updates verwendet werden.

Unzureichende Schulung und Support: Oftmals werden digitale Tools eingeführt, ohne dass die Nutzer ausreichend geschult oder unterstützt werden. Dies führt dazu, dass Mitarbeitende nicht alle Funktionen nutzen oder suboptimal arbeiten. KMU sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden umfassend geschult werden. Dies kann mit internen Workshops oder durch Tutorials und Handbücher geschehen, die kontinuierlich zugänglich sind.

Übermässige Anzahl von Tools: Zu viele verschiedene Tools erhöhen die Komplexität der Arbeitsprozesse unnötig. Dies beeinträchtigt die Produktivität und führt zu Überschneidungen in den Funktionen. Eine zentrale Überprüfung und Konsolidierung der genutzten Tools kann Abhilfe schaffen. Ziel sollte eine schlanke, aber effektive Tool-Landschaft sein, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse integrieren lässt.

HANDLUNGSANLEITUNG FÜR DIE KOMMENDEN 14–30 TAGE

1. Bestandsaufnahme der genutzten Tools: Starten Sie mit einer vollständigen Erhebung aller derzeit verwendeten digitalen Werkzeuge. Bewerten Sie deren Nutzen und die tatsächliche Nutzungsfrequenz.
2. Festlegung klarer Kommunikationsrichtlinien: Definieren Sie spezifische Kommunikationskanäle für unterschiedliche Anwendungsfälle. Dokumentieren Sie diese Richtlinien und kommunizieren Sie klar, an wen sich Mitarbeitende bei Fragen wenden können.
3. Schulungs- und Supportsystem etablieren: Organisieren Sie in den ersten zwei Wochen Schulungen für die Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Funktionen der Tools bekannt sind. Im Anschluss sollte ein kontinuierlicher Support, etwa durch einen internen „Tool-Botschafter“, angeboten werden, der als Ansprechpartner dient.
4. Regelmässige Überprüfung und Anpassung: Innerhalb dieser 30 Tage sollte wöchentlich überprüft werden, ob die eingeführten Massnahmen greifen und ob Anpassungen nötig sind. Holen Sie regelmässig Feedback von Nutzern ein, um die Akzeptanz und Effizienz der Tools zu steigern.

Durch diese strategischen Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden digitale Tools effizient nutzen, was zu besserer Zusammenarbeit und gesteigerter Produktivität im Remote-Umfeld führt.