Effektive Planung zur Auditvorbereitung

Auditvorbereitung: Fehler vermeiden und gezielt handeln

In der Vorbereitung auf ein Audit ist eine gründliche Planung das A und O. Es sind oftmals typische Fehler, die den Ablauf behindern und den Erfolg schmälern können. Eine frühzeitige und strukturierte Vorbereitung minimiert solche Risiken. Im Folgenden werden zwei häufige Fehler betrachtet und wie man diese beheben kann.

Fehler 1: Unvollständige Dokumentation

Ein häufiges Problem bei der Auditvorbereitung ist eine unvollständige oder veraltete Dokumentation. Dies betrifft sowohl interne Richtlinien als auch Prozessdokumentationen, die während des Audits nachgefragt werden. Eine fehlerhafte Dokumentation kann nicht nur den Auditprozess verlängern, sondern auch das Vertrauen in die Compliance-Initiativen des Unternehmens beeinträchtigen.

Lösung: Führen Sie regelmässige Überprüfungen Ihrer Dokumentationsstandards durch und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente auf dem neuesten Stand sind. Ein dokumentierter Kontrollprozess kann helfen, den Überblick zu behalten. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation an einem zentralen Ort hinterlegt und zugänglich ist, um die Bereitstellung der Informationen während eines Audits zu erleichtern.

Fehler 2: Unzureichende Schulung der Mitarbeiter

Ein weiterer typischer Fehler besteht darin, dass die Mitarbeiter nicht ausreichend auf das Audit vorbereitet sind. Oftmals fehlt es an Klarheit darüber, was ein Audit beinhaltet und welche Rolle jeder Einzelne dabei spielt. Dies kann zu Stress und Missverständnissen führen, die vermeidbar sind.

Lösung: Planen und führen Sie regelmässige Schulungen zum Thema Auditprozesse durch. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden verstehen, was von ihnen erwartet wird, und dass sie Zugang zu den notwendigen Ressourcen haben. Rollenspiele oder Simulationen von Auditsituationen können hierbei nützlich sein, um den Ernstfall zu proben und die Sicherheit zu erhöhen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Um den oben genannten Fehlern vorzubeugen, sind zielgerichtete Massnahmen notwendig. Folgende Schritte können binnen der nächsten zwei bis vier Wochen ergriffen werden:

1. Überprüfung der Dokumentation (1. Woche): Prüfen Sie alle relevanten Dokumente auf Aktualität und Vollständigkeit. Aktualisieren Sie veraltete Informationen und organisieren Sie einen zentralen Speicherort.
2. Erstellung eines Auditplans (2. Woche): Entwickeln Sie einen detaillierten Plan, der den Zeitplan und die Verantwortlichkeiten klärt. Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Parteien Zugang zu diesem Plan haben.
3. Schulung und Übung (3. Woche): Organisieren Sie ein Audit-Training für Ihre Mitarbeitenden. Gehen Sie typische Auditszenarien durch, klären Sie offene Fragen und simulieren Sie Abläufe.
4. Interne Vorabkontrolle (4. Woche): Führen Sie eine interne Probe-Audit-Sitzung durch, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Dies hilft, die tatsächliche Auditsituation realistisch zu erproben und sorgt für eine deutliche Reduzierung des Stressfaktors.

Indem Sie diese Schritte umsetzen, schaffen Sie eine solide Grundlage für einen reibungslosen Auditprozess. Die regelmässige Auseinandersetzung mit potenziellen Stolpersteinen bereitet Ihr Unternehmen optimal auf kommende Audits vor und stärkt zugleich die interne Compliance-Kultur.