Effektive Strategien für Online-Besprechungen

Virtuelle Meetings sind inzwischen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags vieler Schweizer KMU. Doch während die Technologie die Kommunikation über Distanzen hinweg erleichtert, kommt es dennoch häufig zu ineffizienten Meetings. Indem gewisse Fehler vermieden werden, können virtuelle Sitzungen deutlich optimiert werden.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler in virtuellen Meetings ist die mangelnde Vorbereitung. Oft werden Meetings anberaumt, ohne dass eine klare Agenda oder definierte Ziele festgelegt wurden. Dies führt nicht nur zu unproduktiven Unterhaltungen, sondern sorgt auch für Frustration bei den Teilnehmenden. Um dies zu vermeiden, sollte jedes Meeting mit einer klaren Agenda starten, die im Voraus an alle Teilnehmenden verschickt wird. Diese sollte die Themenpunkte sowie die dafür vorgesehenen Zeiten enthalten.

Ein weiterer Stolperstein ist die Vernachlässigung der Moderation. In Präsenzmeetings kann eine informelle Routine oft ausreichen, während in virtuellen Sitzungen striktere Strukturen hilfreich sind. Ohne klare Moderation besteht das Risiko, dass Gespräche vom Thema abschweifen oder die Gesprächsführung von einzelnen dominanten Teilnehmenden übernommen wird. Eine Lösung hierfür ist die Bestellung eines Moderators, der die Diskussion lenkt und sicherstellt, dass alle zu Wort kommen.

Zuletzt ist die mangelnde Einbindung der Teilnehmenden ein verbreitetes Problem. Dies führt zu Passivität und reduziert den Wert des Meetings. Um dies zu vermeiden, sollten alle Teilnehmenden aktiv einbezogen werden. Das kann durch gezielte Fragen oder das Einholen von Feedback geschehen. Zudem kann durch kleinere Diskussionsgruppen, sogenannte Breakout-Sessions, die Interaktion gesteigert werden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Um virtuelle Meetings innerhalb der nächsten Wochen nachhaltiger zu optimieren, empfiehlt es sich, die folgenden Schritte zu befolgen:

1. Agenda-Etablierung: Beginnen Sie damit, bei jeder Einladung zu einem virtuellen Meeting eine detaillierte Agenda zu senden. Dies sollte für alle Meetings der neuen Richtstandard werden.
2. Moderationsteam bestimmen: Ernennen Sie für jede Teamsitzung im Vorfeld einen Moderator. Achten Sie darauf, dass sich diese Rolle regelmäßig ändert, damit alle Teammitglieder die Möglichkeit haben, ihre Moderationsfähigkeiten zu entwickeln.
3. Interaktive Elemente einfügen: Planen Sie für jedes Meeting interaktive Elemente ein. Beispielsweise könnten Sie Umfragen über digitale Tools durchführen oder feste Zeiten für die Beantwortung von Fragen einräumen.
4. Feedback einholen und anpassen: Am Ende einer jeden Sitzung sollte Raum für kurzes Feedback geschaffen werden. Fragen Sie die Teilnehmenden, wie sie das Meeting empfunden haben und welche Aspekte verbessert werden können.
5. Kontinuierliche Evaluation: Nach 30 Tagen sollten die Veränderungen evaluiert werden. Treffen Sie sich im Team, um die Fortschritte der virtuellen Meetings zu besprechen. Passen Sie die Strategien entsprechend der gemachten Erfahrungen an.

Durch die sorgfältige Anwendung dieser Schritte können KMU sicherstellen, dass ihre virtuellen Meetings effizienter werden und einen grösseren Mehrwert für die Teilnehmenden bieten.