Effektive Wahl der Kommunikationskanäle im Wandel

Kernaussage: Effektive Change Kommunikation erfordert eine gezielte Auswahl der Kommunikationskanäle, um die Botschaft klar und wirksam zu vermitteln.

Die Wahl der richtigen Kommunikationskanäle ist ein kritischer Erfolgsfaktor im Change Management. Eine kluge Auswahl trägt dazu bei, dass die Veränderungen nicht nur angekündigt, sondern auch verstanden und umgesetzt werden. In diesem Artikel werden zwei typische Fehler aufgezeigt, die in der Praxis häufig vorkommen, und es wird dargelegt, wie diese vermieden werden können.

Typische Fehler und ihre Korrektur

1. Fehler: Übermässige Nutzung von E-Mail

E-Mail ist ein weit verbreitetes Kommunikationsmittel in Unternehmen. Oft wird es jedoch überstrapaziert und für jede Art von Kommunikation eingesetzt, was zu einer Reizüberflutung der Mitarbeitenden führen kann. Wichtige Informationen gehen so leicht in der Fülle der Nachrichten unter.

Korrektur: Nutzen Sie E-Mails ausschliesslich für formelle Ankündigungen oder detaillierte Informationen, die schriftlich dokumentiert werden müssen. Für interaktive oder beratungsbedürftige Inhalte sind persönlichere Kanäle, wie Face-to-Face-Meetings oder Videokonferenzen, besser geeignet. Implementieren Sie klare Richtlinien, wann E-Mails das geeignete Medium sind.

1. Fehler: Vernachlässigung informeller Kanäle

Change Kommunikation erfolgt oft ausschliesslich über formelle, top-down gesteuerte Kanäle, wodurch ein wichtiges Feedback und eigene Ideen der Mitarbeitenden verloren gehen. Dies kann zu Resentiments und Missverständnissen führen.

Korrektur: Fördern Sie den Austausch über informelle Kanäle. Das können beispielsweise interne Foren oder Arbeitsgruppen sein, in denen Mitarbeitende ihre Gedanken und Rückmeldungen teilen können. Dies fördert nicht nur das Engagement, sondern ermöglicht auch einen wertvollen Einblick in die Mitarbeitendenperspektive auf den Veränderungsprozess.

1. Fehler: Einheitskommunikation für unterschiedliche Zielgruppen

Oft wird eine einzige Botschaft über alle Kanäle an alle übermittelt, unabhängig von ihrer Funktion, Position oder ihrem Informationsbedarf. Dies kann dazu führen, dass die Botschaft für viele irrelevant erscheint.

Korrektur: Passen Sie die Kommunikationsinhalte an die verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen an. Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse und Informationsstände der Abteilungen, um die Relevanz und Wirksamkeit Ihrer Nachrichten zu maximieren.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Analyse aktueller Kanäle: Überprüfen Sie die gegenwärtig genutzten Kommunikationskanäle auf deren Effektivität und Angemessenheit für verschiedene Botschaften. Welche Kanäle werden am meisten und welche am wenigsten genutzt?
2. Kanalauswahl anpassen: Entwickeln Sie einen Plan, um den Einsatz der Kommunikationskanäle gezielt zu diversifizieren. Erwägen Sie, zusätzliche Plattformen einzuführen oder bestehende Kanäle anders zu nutzen, etwa durch die Einführung von wöchentlichen oder monatlichen Updates in Form von kurzen Videobotschaften aus dem Management.
3. Feedbackschleifen einrichten: Richten Sie Programme ein, um regelmässig Feedback von Mitarbeitenden zu den Kommunikationsstrategien zu erhalten. Nutzen Sie dieses Feedback, um die Effektivität der verschiedenen Kanäle kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen.
4. Schulung und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Handhabung und dem sinnvollen Einsatz der verschiedenen Kanäle. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, welche Kanäle zu welchem Zweck genutzt werden sollen.

Durch die Umsetzung dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass Ihre Change Kommunikation nicht nur Reichweite erzielt, sondern auch tatsächlich die gewünschte Wirkung entfaltet. Die gezielte Kanalauswahl wird so zu einem entscheidenden Instrument des erfolgreichen Change Managements.