Effektives Testen der Unternehmensresilienz — Business Continuity

Effektive Notfallübungen für eine robuste Business Continuity

Die Durchführung von Notfallübungen ist ein zentrales Element der Business Continuity-Planung, um die Resilienz von Unternehmen zu stärken. Ziel dieser Übungen ist es, die Reaktionsfähigkeit auf unvorhergesehene Ereignisse zu testen und Schwachstellen im Krisenmanagement zu identifizieren und zu beheben. Doch nicht selten schleichen sich hierbei Fehler ein, die den Nutzen solcher Übungen mindern. Es folgen typische Fehler und praktische Korrekturen sowie ein Handlungsplan zur schrittweisen Umsetzung innerhalb von 14 bis 30 Tagen.

Typische Fehler bei der Durchführung von Notfallübungen

1. Unrealistische Szenarien:

Ein häufiger Fehler besteht darin, Szenarien zu konzipieren, die entweder zu unwahrscheinlich oder zu komplex sind. Dies führt dazu, dass die Mitarbeitenden die Übungen nicht ernst nehmen. Zudem werden so realistische Reaktionsmöglichkeiten nicht adäquat getestet.

*Korrektur:* Entwickeln Sie Szenarien, die auf den spezifischen Risikoprofilen und früheren Vorfällen Ihrer Branche basieren. Involvieren Sie Mitarbeitende aus verschiedenen Hierarchiestufen, um sicherzustellen, dass die Szenarien praxisnah und realistisch sind.

1. Mangelnde Kommunikation:

Oft gibt es im Rahmen von Übungen unzureichende Anleitungen oder unklare Kommunikationskanäle, was zur Verwirrung unter den Teilnehmenden führen kann. In einer echten Krisensituation resultiert dies in ineffizienten Abläufen.

*Korrektur:* Definieren Sie klare Kommunikationsprotokolle und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden diese kennen. Verwenden Sie dabei sowohl bestehende, verlässliche Kommunikationsmittel als auch alternative Strategien für den Fall eines Ausfalls.

1. Fehlende Nachbereitung:

Viele Übungen enden mit der Durchführung des Szenarios, doch ohne adäquate Nachbesprechung und Analyse der Ergebnisse verpufft der Lerneffekt. Dies führt dazu, dass die gleichen Fehler bei zukünftigen Notfällen wiederholt werden.

*Korrektur:* Planen Sie zeitnah nach der Übung eine ausführliche Nachbesprechung ein. Erfassen Sie systematisch Schwachstellen und legen Sie konkrete Massnahmen fest, um diese zu beheben. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest, um bei künftigen Übungen darauf zurückgreifen zu können.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Woche:

• Evaluieren und aktualisieren Sie Ihren bestehenden Business Continuity-Plan.
• Identifizieren Sie kritische Szenarien, die für Ihre Organisation relevant sind.
• Bestimmen Sie den Übungsleiter und das Planungsteam.

2. Woche:

• Entwickeln Sie zwei bis drei realistische Übungsszenarien.
• Erstellen Sie ein Kommunikationsprotokoll und schulen Sie Mitarbeitende darin.
• Kommunizieren Sie den Zeitrahmen und die Erwartungen an die Teilnehmenden.

3. Woche:

• Führen Sie die Notfallübung durch.
• Simulieren Sie das Szenario möglichst realitätsnah, und überwachen Sie die Reaktionen der Teilnehmenden.
• Dokumentieren Sie den Ablauf und alle Beobachtungen.

4. Woche:

• Organisieren Sie eine Nachbesprechung zur Reflexion und zum Austausch.
• Analysieren Sie die Erkenntnisse aus der Übung und identifizieren Sie Verbesserungspotentiale.
• Erarbeiten Sie einen Massnahmenkatalog zur Behebung festgestellter Schwachstellen.

Die regelmässige Durchführung und Optimierung von Notfallübungen stärkt die Reaktionsfähigkeit und Resilienz Ihrer Organisation. Indem Sie die beschriebenen Schritte konsequent umsetzen, schaffen Sie die Grundlage für ein effektives Krisenmanagement.