Effiziente Auditvorbereitung durch strukturierte Prozesse

Kernaussage: Strukturiertes Vorgehen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Auditvorbereitung

Für viele Schweizer KMUs stellt die Vorbereitung auf ein Audit eine bedeutende Herausforderung dar. Ein strukturiertes und systematisches Vorgehen kann dabei helfen, typische Fehler zu vermeiden und den Auditprozess effizient zu gestalten.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Unvollständige Dokumentation: Eine der häufigsten Hürden in der Auditvorbereitung ist eine unvollständige oder unsachgemässe Dokumentation. Unklare oder fehlende Unterlagen können den Auditprozess erheblich verkomplizieren.

Korrektur: Sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente aktuell und korrekt abgelegt sind. Regelmässige Überprüfungen und Aktualisierungen der Dokumente erleichtern den Zugang und die Nachverfolgbarkeit. Zudem sollten Verantwortlichkeiten für die Pflege der Dokumente klar zugewiesen werden.

1. Unklare Prozessabläufe: Oftmals liegen KMUs Prozessabläufe nicht klar strukturiert oder hinreichend dokumentiert vor, was im Rahmen eines Audits zu Unklarheiten führen kann.

Korrektur: Eine detaillierte Darstellung und schriftliche Festlegung aller relevanten Prozesse hilft, Unsicherheiten zu vermeiden. Dabei sollten spezifische Abläufe klar beschrieben und mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten versehen werden. Prozessdarstellungen können bei Bedarf durch Flussdiagramme ergänzt werden, die eine schnelle Übersicht bieten.

1. Mangelnde interne Kommunikation: Ein weiterer potentieller Stolperstein ist die unzureichende Kommunikation innerhalb der Organisation. Dies kann zu Missverständnissen und letztlich zu mangelnder Vorbereitung führen.

Korrektur: Eine offene und regelmässige Kommunikation ist entscheidend. Dies kann durch wöchentliche Meetings oder interne Mitteilungen gesichert werden. Es sollte zudem sichergestellt werden, dass alle relevanten Mitarbeiter über die anstehenden Audits und deren Bedeutung informiert sind.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Erste Woche:

• Beginnen Sie mit einem Kick-off-Meeting. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter über die bevorstehenden Audits informiert sind und verstehen, welche Rolle sie dabei spielen.
• Ernennen Sie einen Verantwortlichen für die Auditvorbereitung, der den Überblick über alle Bereiche behält.

Zweite Woche:

• Überprüfen Sie vorhandene Dokumente und Prozesse. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente aktuell sind und dass Prozessabläufe klar festgehalten wurden.
• Organisieren Sie ein Meeting zur Prozessdokumentation, in dem alle relevanten Abläufe besprochen und festgehalten werden.

Dritte Woche:

• Führen Sie eine interne Vorprüfung durch, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren.
• Stellen Sie sicher, dass alle nötigen Dokumente in einem Audit-Ordner gesammelt und bereit sind.

Vierte Woche:

• Finalisieren Sie alle offenen Punkte. Stellen Sie sicher, dass abschliessende Klarheit herrscht über die Prozesse und Verantwortlichkeiten.
• Planen Sie ein abschliessendes Meeting mit allen Beteiligten, um letzte Fragen zu klären und für das Audit vorbereitet zu sein.

Mit einer strukturierten Vorbereitung lässt sich das Audit nicht nur effizienter, sondern oftmals auch erfolgreicher gestalten. Die rechtzeitige Behebung typischer Fehler und eine klar definierte Vorgehensweise sind hierbei entscheidend.