Effiziente Auditvorbereitung für Ihre Compliance-Ziele

Unternehmen stehen regelmässig vor der Herausforderung, sich auf Audits vorzubereiten, um die Einhaltung von Governance- und Compliance-Standards sicherzustellen. Eine sorgfältige und strukturierte Vorbereitung ist entscheidend, um diese Prüfungen erfolgreich zu bestehen. Effektive Auditvorbereitung minimiert Risiken und erhöht die Effizienz des gesamten Prozesses.

Typische Fehler

Fehlende Dokumentation: Einer der häufigsten Fehler in der Auditvorbereitung ist die unzureichende oder fehlerhafte Dokumentation relevanter Prozesse und Kontrollen. Ohne vollständige und aktuelle Unterlagen kann es zu Verzögerungen im Prüfprozess kommen und die Auditergebnisse negativ beeinflussen.
Korrektur: Entwickeln Sie eine umfassende Dokumentationsstrategie, in der alle relevanten Dokumente zentral abgelegt und regelmässig aktualisiert werden. Ein transparentes System zur Dokumentationenablage hilft den Auditoren, die benötigten Informationen schnell zu finden und zu überprüfen.

Unklare Verantwortlichkeiten: Oftmals fehlt es an klar definierten Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens, was zu Verwirrung und ineffizienter Vorbereitung führt. Ohne klar zugewiesene Verantwortlichkeiten wird es schwierig, die notwendigen Informationen und Nachweise zeitgerecht bereitzustellen.
Korrektur: Erstellen Sie einen Auditplan, der klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams festlegt. Jedes Teammitglied sollte genau wissen, welche Informationen es bereitstellen muss und welchen Teil des Prozesses es verantwortet. Regelmässige Briefings können frühzeitig auf Probleme hinweisen und ermöglichen eine gezielte Steuerung.

Unzureichende Kommunikation: Verpasste Fristen oder überraschende Anforderungen seitens der Auditoren sind oft das Resultat mangelhafter Kommunikation. Wenn die Kommunikation im Team und mit den Auditoren nicht stimmt, können wichtige Aspekte übersehen werden.
Korrektur: Implementieren Sie eine Kommunikationsstrategie, die den laufenden Austausch zwischen allen Beteiligten sicherstellt. Regelmässige Meetings und ein zentraler Kommunikationspunkt helfen, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten und Missverständnisse zu vermeiden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Erste Woche: Evaluierung und Planung

• Durchführung eines Kick-off-Meetings mit allen relevanten Abteilungen, um den Auditprozess und die Erwartungen zu erläutern.
• Identifikation der benötigten Dokumente und Überprüfung ihres aktuellen Stands auf Vollständigkeit und Korrektheit.
• Festlegung und Dokumentation klarer Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams.

1. Zweite Woche: Sammlung und Organisation

• Sammlung aller erforderlichen Dokumente und Informationen an einem zentralen, leicht zugänglichen Ort.
• Implementierung oder Aktualisierung eines Indexsystems, um den Zugriff auf die Dokumente zu erleichtern.
• Simulationsdurchlauf eines Audits, um potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren.

1. Dritte Woche: Überprüfung und Feinschliff

• Detaillierte Durchsicht der gesammelten Dokumente durch das Team, um Lücken oder Unstimmigkeiten zu identifizieren und zu beheben.
• Durchführung eines weiteren Meetings, um den aktuellen Status der Vorbereitungen zu überprüfen und verbleibende Aufgaben zu koordinieren.
• Abstimmung mit dem Auditor, um spezifische Anforderungen oder Fragen im Voraus zu klären.

1. Vierte Woche (je nach Planungszeitraum): Letzte Korrekturen und Kommunikation

• Finalisierung aller Dokumente und Durchführung eines abschliessenden internen Audits zur Überprüfung der Vorbereitung.
• Sicherstellung der Kommunikationswege zwischen dem Auditteam und den Auditoren.
• Sammlung von Feedback aus dem internen Audit und Ausführung notwendiger Anpassungen.

Mit diesem Ansatz wird die Auditvorbereitung systematisch und effizient gestaltet, wodurch Unternehmen den Anforderungen der Governance und Compliance sicher gerecht werden können.