Effiziente Durchführung der Ist-/Soll-Analyse

Effizienz in der Ist-/Soll-Analyse erreichen

Die Durchführung einer Ist-/Soll-Analyse ist ein essenzielles Instrument für KMUs, um den aktuellen Zustand eines Unternehmens mit den definierten Zielsetzungen zu vergleichen und notwendige Strategien abzuleiten. Damit eine solche Analyse effizient und zielführend abläuft, müssen bestimmte Fehler vermieden werden.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler bei der Ist-/Soll-Analyse ist die unzureichende Datenerhebung. Oftmals werden wichtige Datenquellen entweder übersehen oder die erfassten Informationen sind inkorrekt oder unvollständig. Um dies zu beheben, sollte ein klarer Plan zur Datensammlung entwickelt werden, der alle relevanten internen und externen Datenquellen identifiziert und eine regelmässige Überprüfung und Aktualisierung der gesammelten Daten sicherstellt.

Ein weiterer typischer Fehler ist die mangelnde Einbindung der relevanten Stakeholder. Ohne die Einbindung der Fachleute aus verschiedenen Abteilungen können wesentliche Informationen verloren gehen und Missverständnisse entstehen. Um dies zu vermeiden, sollten regelmässige Workshops und Meetings mit Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen organisiert werden, um unterschiedliche Perspektiven und Wissen in die Analyse einzubringen.

Zudem wird oft die bestehende Systematik der Analyse vernachlässigt, indem Systeme oder Prozesse entweder überbewertet oder unterbewertet werden. Eine objektive Bewertung aller Geschäftsprozesse und Systeme ist entscheidend. Um dies zu korrigieren, können standardisierte Bewertungsmethoden und -kriterien eingeführt werden, die eine konsistente und faire Beurteilung ermöglichen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Erstellen eines detaillierten Plans zur Datenerhebung: Beginnen Sie mit der Zusammenstellung eines Teams, das für die Datensammlung verantwortlich ist. Identifizieren Sie alle Quellen und stellen Sie sicher, dass die notwendigen Informationen in einem strukturierten und leicht zugänglichen Format vorliegen.
2. Durchführung von Workshops mit Stakeholdern: In den nächsten zwei Wochen sollten Sie mehrere Workshops ansetzen, um Input und Feedback von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen zu sammeln. Diese Zusammenarbeit fördert ein gemeinsames Verständnis der Zielsetzungen und Anforderungen.
3. Entwicklung eines Bewertungsrahmens: Erarbeiten Sie innerhalb eines Monats einen Bewertungsrahmen, der klare Kriterien für die Beurteilung Ihrer Ergebnisse festlegt. In Zusammenarbeit mit externen Beratern können Sie sicherstellen, dass dieser Rahmen objektiv und branchenüblich ist.
4. Regelmässige Überprüfung und Anpassung: Führen Sie am Ende des Monats eine Sitzung durch, um die ersten Ergebnisse der Analyse zu überprüfen und anzupassen, wo nötig. Stellen Sie sicher, dass Abweichungen erkannt und adressiert werden.

Ein systematischer Ansatz zur Ist-/Soll-Analyse schafft nicht nur Klarheit über den aktuellen und gewünschten Zustand, sondern unterstützt auch die Unternehmensführung bei der Identifikation und Implementierung notwendiger Verbesserungen. Eine sorgfältige Planung und Durchführung kann erheblich zur Effizienz und Rentabilität eines Unternehmens beitragen.