Effiziente Einführung eines PMO im KMU

Ein Projektmanagement Office (PMO) kann auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) erheblichen Mehrwert bieten, wenn es von Anfang an leichtgewichtig und effizient aufgesetzt wird. Ein gut organisiertes PMO verbessert die Transparenz, fördert die Standardisierung und erhöht die Erfolgschancen von Projekten. In diesem Kontext ist es entscheidend, typische Fehler zu vermeiden und von Beginn an klare Strukturen zu etablieren.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Zu umfangreiche Implementierung

Ein häufiges Missverständnis besteht darin, ein PMO mit umfassenden Strukturen und Prozessen aufzubauen, die für ein KMU zu komplex und zeitaufwändig sind. Dies führt oft zu ineffizientem Arbeiten und Widerstand in der Organisation. Die Korrektur besteht in der Fokussierung auf wesentliche Funktionen wie die Unterstützung der Projektleiter, die Ressourcenplanung und das grundlegende Reporting, um den Einstieg zu erleichtern und den tatsächlichen Bedarf zu decken.

1. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein weiteres Problem ist die mangelnde Klarheit bezüglich der Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des PMO. Ohne klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortungsbereichen fehlt es an Effizienz und Verantwortungsbewusstsein. Die Lösung liegt in der eindeutigen Kommunikationsstruktur, die sicherstellt, dass jeder Beteiligte seine Rolle und deren Bedeutung versteht. Eine schriftliche Dokumentation der Rollen und Ansprechpartner für spezifische Aufgabenstellungen kann hier Abhilfe schaffen.

1. Mangelforderung an Nutzenkommunikation

Oft scheitert das PMO, weil der Nutzen nicht ausreichend innerhalb des Unternehmens kommuniziert wird. Ohne einen klaren Mehrwert wird es schwierig, die Akzeptanz und Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitenden zu gewinnen. Abhilfe kann geschaffen werden durch regelmässige Erfolgsmessungen und Berichterstattungen, die transparent darlegen, wie das PMO zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

1. Bestandsaufnahme und Zieldefinition (Tag 1–7): Beginnen Sie mit der Ermittlung bestehender Projektmanagement-Praktiken. Führen Sie Gespräche mit Schlüsselpersonen, um Anforderungen und Erwartungen zu sammeln und konkrete Ziele für das PMO festzulegen.
2. Strukturerstellung und Rollendefinition (Tag 8–14): Entwickeln Sie eine spezifische Struktur, die zu Ihrer Organisation passt. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des PMO. Erstellen Sie einfache und prägnante Dokumentationen, um Transparenz zu schaffen.
3. Einführung von Kernprozessen (Tag 15–22): Beginnen Sie mit der Einführung grundlegender Prozesse, wie etwa einheitliche Reporting-Standards, die zur Harmonisierung der Projektverfolgung notwendig sind. Priorisieren Sie Prozesse, die sofort implementierbare Verbesserungen erzielen.
4. Kommunikation und Schulung (Tag 23–30): Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, um den Nutzen des PMO intern zu propagieren. Organisieren Sie Workshops oder Schulungen, um Projektmanagern und Mitarbeitenden die neuen Strukturen und Prozesse nahe zu bringen. Fördern Sie den Austausch von Erfahrungen und die Rückmeldung zur Verbesserung der Implementierung.

Ein leichtgewichtiges PMO kann wesentlich zur Effizienz und Projekterfolg in KMU beitragen, wenn es mit Fokus auf die Bedürfnisse des Unternehmens und mit Vorsicht gegenüber typischen Fallstricken umgesetzt wird. Mit klugen, gut durchdachten ersten Schritten lässt sich in kurzer Zeit eine solide Basis für nachhaltiges Projektmanagement legen.