Effiziente Ist-/Soll-Analyse im Business-Kontext — Business Analyse

Effizienzsteigerung durch präzise Ist-/Soll-Analyse

Die Ist-/Soll-Analyse ist ein essenzielles Werkzeug zur Beurteilung von Geschäftsvorgängen und deren Verbesserung. Mit ihrer Hilfe können Diskrepanzen zwischen dem aktuellen Ist-Zustand und einem angestrebten Soll-Zustand aufgedeckt werden, um gezielte Massnahmen zur Effizienzsteigerung und Optimierung von Prozessen zu initiieren. Der Erfolg dieser Analyse hängt jedoch stark von ihrer korrekten Durchführung ab. Eine unzureichende Analyse verzerrt die Ergebnisse und führt zu falschen Entscheidungen.

Typische Fehler

1. Unzureichende Datenerhebung: Ein häufiger Fehler besteht darin, dass das für die Ist-Analyse erforderliche Datenmaterial unvollständig oder veraltet ist. Ohne präzise und aktuelle Daten entsteht ein verzerrtes Bild der Ist-Situation. Um dies zu vermeiden, ist es entscheidend, dass vor Beginn der Analyse die genauen Datenanforderungen geklärt und relevante Datenquellen identifiziert werden. Zudem sollte eine entsprechende Qualitätssicherung der Datenerhebung implementiert werden, um die Aktualität und Richtigkeit der Informationen sicherzustellen.
2. Unklare Zieldefinition: Häufig fehlt eine klar definierte Soll-Vorstellung, was den Vergleich mit dem Ist-Zustand erschwert. Ohne ein klares Verständnis der gewünschten Ergebnisse kann die Analyse nicht effektiv durchgeführt werden. Die Zieldefinition sollte daher spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein, um einen klaren Soll-Zustand zu formulieren und als Referenzrahmen für die Analyse zu dienen.
3. Fokus auf Symptome statt Ursachen: Der Fokus auf oberflächliche Symptome anstatt auf die tieferliegenden Ursachen von Problemen kann dazu führen, dass Korrekturmassnahmen nur kurzfristige Effekte zeigen. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte die Analyse darauf abzielen, tiefergehende Ursachen für erkannte Diskrepanzen zu identifizieren. Dies erfordert oft eine intensive Ursachen-Wirkungs-Analyse und den Einsatz von Methoden wie der „5-Whys“-Technik.

Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage

• Tag 1–7: Vorbereitung der Analyse
• Identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder und entscheidenden Fachbereiche.
• Klären Sie die genauen Datenanforderungen und sammeln Sie aktuelle Informationen. Richten Sie bei Bedarf ein kleines Projektteam ein, das sich detailliert mit der Datenerhebung und -validierung auseinandersetzt.
• Führen Sie einen Workshop durch, um den Soll-Zustand auf SMART-Basis gemeinsam zu definieren.
• Tag 8–14: Durchführung der Ist-Analyse
• Stellen Sie sicher, dass die Datenerhebung abgeschlossen und die Qualität der Daten überprüft ist.
• Analysieren Sie die aktuelle Situation detailliert und dokumentieren Sie die festgestellten Mängel und Abweichungen.
• Hierbei kann der Einsatz von Software-Tools zur Datenanalyse von Vorteil sein, um die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren.
• Tag 15–21: Vergleich und Ursachenanalyse
• Vergleichen Sie die Ist-Daten mit dem Soll-Zustand und identifizieren Sie bestehende Lücken und Herausforderungen.
• Führen Sie eine Ursachen-Wirkungs-Analyse durch, um die tieferliegenden Ursachen der erkannten Probleme festzustellen.
• Tag 22–30: Massnahmenplanung und Umsetzung
• Entwickeln Sie konkrete Massnahmenpläne zur Schliessung der identifizierten Lücken.
• Priorisieren Sie die Massnahmen basierend auf deren potenziellen Impact und der Dringlichkeit.
• Beginnen Sie mit der Umsetzung erster Massnahmen und richten Sie einen regelmässigen Überprüfungszyklus ein, um den Fortschritt zu überwachen.

Diese strukturierte Vorgehensweise unterstützt KMU dabei, die Ist-/Soll-Analyse effizient zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und langfristige Verbesserungen zu erreichen.