Effiziente Prozessautomatisierung mit einem KI BPMN-Bot

Klare Kernaussage: Optimieren Sie die Nutzung Ihres KI BPMN-Bots, indem Sie in 30 Tagen 100 gut strukturierte Prompts erstellen, um Prozessabläufe effizient zu automatisieren.

Die Implementierung eines KI BPMN-Bots kann für KMUs vieles erleichtern, speziell wenn es darum geht, repetetive Prozesse zu standardisieren und zu optimieren. Um jedoch den vollen Nutzen daraus zu ziehen, ist es entscheidend, wie die Eingabeaufforderungen oder „Prompts“ formuliert werden. Innerhalb eines Zeitraumes von 30 Tagen sollten 100 sinnvolle Prompts entwickelt werden. Dies erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um die Effizienz und Effektivität der Automatisierung sicherzustellen.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Unklare oder vage Prompts

Ein häufiger Fehler ist die Formulierung von Prompts, die zu allgemein oder unpräzise sind. Dies führt dazu, dass der Bot nicht in der Lage ist, die gewünschte Aktion zuverlässig auszuführen.

Korrektur: Achten Sie darauf, dass jeder Prompt klare, spezifische Anweisungen enthält, die auf klar definierten Geschäftsprozessen basieren. Nutzen Sie dazu eine Vorlage für BPMN-Diagramme, die als Referenz dienen, um die Anforderungen eindeutig darzustellen.

1. Überladen von Prompts

Manchmal werden zu viele Informationen oder Anweisungen in einem einzigen Prompt untergebracht. Dies überfordert den Bot und kann zu Fehlinterpretationen führen.

Korrektur: Teilen Sie komplexe Abläufe in kleinere, separate Prompts auf, die jeweils eine spezifische Komponente des Prozesses adressieren. So bleibt die Eingabe übersichtlich und der Bot kann präzise agieren.

1. Mangel an Testen und Anpassung

Viele Unternehmen versäumen es, erstellte Prompts regelmässig zu testen und bei Bedarf anzupassen. Dies kann dazu führen, dass Prozesse nicht mehr aktuell oder effizient sind.

Korrektur: Integrieren Sie regelmässige Testläufe in Ihren Arbeitsplan, um die Leistung der Prompts zu prüfen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Dokumentieren Sie Veränderungen und Verbesserungsansätze systematisch, um nachhaltige Optimierungen sicherzustellen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Tag 1–7: Starten Sie mit der Identifikation der Kernprozesse, die automatisiert werden sollen. Notieren Sie die spezifischen Schritte und Anforderungen jedes Prozesses. Entwickeln Sie in dieser Woche die ersten 20 Prompts, basierend auf den identifizierten Prozessen.

Tag 8–14: Evaluieren Sie die ersten Prompts durch ausgiebige Tests. Nutzen Sie dabei realistische Szenarien, um die Funktionalität zu analysieren. Überarbeiten und verfeinern Sie die Prompts, basierend auf den Ergebnissen und dem Feedback.

Tag 15–21: Entwickeln Sie die nächsten 40 Prompts. Bauen Sie auf den Erkenntnissen der ersten Woche auf und integrieren Sie Anpassungen, die Sie als sinnvoll erachtet haben.

Tag 22–30: Vervollständigen Sie die letzten 40 Prompts und führen Sie einen umfassenden Test aller 100 Prompts durch. Diese Tests sollten Prozessvariationen und Fehlerszenarien enthalten. Abschliessend passen Sie die Prompts an, um mögliche Schwächen auszumerzen.

Durch diese strukturierte Herangehensweise stellen Sie sicher, dass Ihr KI BPMN-Bot optimal konfiguriert ist, um Prozesse innerhalb Ihres KMUs effizient zu automatisieren und kontinuierlich zu verbessern.