Effiziente Prozessgestaltung mit KI-Bots in KMU

Effiziente Prozessgestaltung mit KI-gestützten BPMN Bots

Kernaussage: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der Erstellung von Geschäftsprozessen mittels BPMN (Business Process Model and Notation) Bots kann die Effizienz und Präzision in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) erheblich verbessern. Trotz der Vorteile gibt es typische Fehler bei der Implementierung, die vermieden werden sollten, um den Nutzen voll auszuschöpfen.

Typische Fehler bei der Nutzung von KI für Prozesse

1. Unzureichende Vorbereitung der Datenbasis: Ein häufiger Fehler besteht darin, die benötigte Datenqualität für KI-Anwendungen zu unterschätzen. Daten, die unvollständig oder inkonsistent sind, können zu Fehlinterpretationen führen. Korrektur: Unternehmen sollten vor der Implementierung sicherstellen, dass ihre Datensätze bereinigt und konsistent sind. Eine gründliche Analyse und Aufbereitung der Daten ist entscheidend, bevor sie in KI-Systeme eingespeist werden.
2. Fehlende Anpassung des KI-Systems an spezifische Unternehmensbedürfnisse: KI-gestützte BPMN Bots müssen auf die spezifischen Anforderungen und Abläufe eines Unternehmens zugeschnitten sein. Standardisierte Lösungen ohne Anpassung führen oft zu suboptimalen Ergebnissen. Korrektur: Unternehmen sollten ihre Prozesse gründlich analysieren und diese Analyse nutzen, um die KI-Systeme individuell anzupassen, damit die einzigartigen Merkmale und Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt werden.
3. Unzureichendes Change Management: Die Einführung von KI-Systemen kann bestehende Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeitenden erheblich verändern. Häufig wird jedoch das Change Management vernachlässigt. Korrektur: Ein umfassender Ansatz für das Change Management, inklusive Schulungen und Kommunikation, ist entscheidend, um Widerstände abzubauen und die Akzeptanz neuer Systeme zu erhöhen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

• Tag 1–7: Datenerhebung und -bereinigung: Starten Sie mit einer gründlichen Bewertung Ihrer bestehenden Datenquellen. Stellen Sie sicher, dass die Daten vollständig und konsistent sind. Bereinigen Sie die Datensätze gegebenenfalls und dokumentieren Sie diesen Prozess für zukünftige Referenzen.
• Tag 8–14: Analyse und Anpassung der KI-Lösung: Arbeiten Sie eng mit einem KI-Spezialisten zusammen, um Ihre Geschäftsprozesse zu analysieren und die KI-BPMN Bots entsprechend anzupassen. Entwickeln Sie einen klaren Plan, wie die Anpassungen umgesetzt werden sollen, um Ihre spezifischen Bedürfnisse abzudecken.
• Tag 15–21: Pilotphase: Implementieren Sie die angepasste KI-Lösung in einem kontrollierten Bereich oder Team. Beurteilen Sie die Performance anhand vorher definierter Erfolgskriterien. Holen Sie Feedback von den Beteiligten ein und identifizieren Sie mögliche Verbesserungsbereiche.
• Tag 22–30: Abschlussanalyse und Rollout: Analysieren Sie die Ergebnisse der Pilotphase und passen Sie die Systeme entsprechend an. Planen Sie anschliessend den Rollout im gesamten Unternehmen. Bereiten Sie Schulungsmaterialien und Kommunikationspläne vor, um den Übergang zu erleichtern.

Durch eine strategische Herangehensweise und die Beachtung dieser Schritte können Schweizer KMU ihre Effizienz bei der Prozessgestaltung spürbar steigern und den vollen Nutzen der KI-gestützten BPMN Bots ausschöpfen.