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Effiziente Prozessverbesserungen in einem Monat

Autor: Roman Mayr

Effiziente Prozessverbesserungen in einem Monat

Prozessoptimierung ·

Prozessoptimierung in 30 Tagen: Quick Wins für Schweizer KMUs

Prozessoptimierung kann oft ein langwieriger und ressourcenintensiver Prozess sein, doch auch in kurzer Zeit lassen sich beachtliche Verbesserungen erreichen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Schweiz haben oft nicht die Möglichkeit, umfangreiche Change-Management-Projekte zu stemmen. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie in 30 Tagen Quick Wins realisieren können, um Effizienzgewinne zu erzielen und die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen zu legen.

Typische Fehler und deren Korrektur


  1. Unklare Zieldefinition
Oft beginnt Prozessoptimierung ohne eine klare Festlegung der Ziele. Dies führt dazu, dass Ressourcen vergeudet werden und die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben.
Korrektur: Setzen Sie klare, messbare Ziele. Ein Beispiel könnte die Verkürzung der Durchlaufzeit eines bestimmten Prozesses um 10 % sein. Diese Zielsetzung sollte Smart (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden) formuliert sein.
  1. Fehlende Mitarbeiterbeteiligung
Der Ausschluss der Mitarbeiter aus dem Optimierungsprozess ist ein häufiges Versäumnis. Mitarbeiter, die direkt in den Prozessen involviert sind, haben oft wertvolle Einblicke und Verbesserungsvorschläge.
Korrektur: Organisieren Sie Workshops oder Brainstorming-Sessions mit den betroffenen Mitarbeitern. Machen Sie diese zu aktiven Teilnehmern des Optimierungsprozesses und geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Sichtweisen einzubringen.
  1. Ignorieren von bestehenden Daten
Die Vernachlässigung von bereits verfügbaren Daten zur Prozessleistung ist ein weiterer Fehler. Oftmals sind wertvolle Daten bereits vorhanden, werden aber nicht analysiert.
Korrektur: Nutzen Sie bestehende Daten, um Schwachstellen und Potenziale zu identifizieren. Einfache Tools wie Excel reichen häufig aus, um erste Analysen durchzuführen und Daten sinnvoll auszuwerten.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Tage 1-7: Planung und Zielsetzung


  • Führen Sie eine Ist-Analyse durch, um die aktuelle Prozesslandschaft zu verstehen.
  • Setzen Sie smarte Ziele, die innerhalb der 30 Tage erreicht werden können. Klären Sie, welche Ressourcen dafür benötigt werden und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten.

Tage 8-14: Einbeziehung der Mitarbeiter


  • Führen Sie eine Workshop-Reihe durch, um die Perspektiven und Vorschläge der Mitarbeiter einzuholen.
  • Identifizieren Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern die drei wichtigsten Prozessschritte, die kurzfristig verbessert werden können.

Tage 15-21: Implementierung der Massnahmen


  • Führen Sie die vereinbarten Massnahmen ein. Dies könnte die Einführung eines neuen Tools oder die Anpassung bestehender Abläufe umfassen.
  • Achten Sie darauf, dass die Massnahmen realistisch sind und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens umgesetzt werden können.

Tage 22-30: Überwachung und Feinjustierung


  • Überwachen Sie den Erfolg der Implementierung durch regelmäßiges Feedback von Beteiligten und durch die Messung der Zielerreichung.
  • Nehmen Sie, falls nötig, kleine Anpassungen vor, um die Effizienz weiter zu steigern.

Am Ende der 30 Tage sollten Sie greifbare Verbesserungen in den definierten Bereichen sehen. Diese Quick Wins sind nicht nur sofort spürbar, sondern schaffen auch die Grundlage für weiterführende Optimierungen. Ziel ist es, mit geringem Aufwand eine signifikante Steigerung der Prozesseffizienz zu erreichen.