Effiziente QM-Checks zur Fehlervermeidung — Qualitätsmanagement

Pragmatische QM-Checks: Effizienz durch Fehlervermeidung

Ein effektives Qualitätsmanagement (QM) steht und fällt mit der Regelmässigkeit und Gründlichkeit der durchgeführten Checks. Pragmatische QM-Checks sind essenziell, um Fehler frühzeitig zu erkennen und die Produkt- oder Dienstleistungsqualität stetig zu verbessern. Im Folgenden werden typische Fehler in der Durchführung von QM-Checks analysiert, sowie praxistaugliche Lösungen präsentiert und konkrete Handlungsschritte für die kommenden Wochen aufgezeigt.

Fehler 1: Unklare Prüfkriterien

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass die Prüfkriterien nicht klar definiert sind. Ohne eindeutige Kriterien entsteht Raum für Interpretationen, der die Konsistenz der Prüfungen beeinträchtigt. Dies führt oft zu inkohärenten Ergebnissen und kann die QM-Prozesse in ihrer Effektivität erheblich schwächen.

*Lösung:* Es ist entscheidend, die Prüfkriterien eindeutig und messbar zu formulieren. Ein Leitfaden, der die Erwartungen sowie spezifische Messmethoden beinhaltet, erleichtert die Ausführung der Prüfungen. Alle verantwortlichen Mitarbeiter sollten regelmässig geschult werden, um die einheitliche Anwendung der Kriterien sicherzustellen.

Fehler 2: Fehlende Dokumentation

Oftmals wird die Dokumentation der Ergebnisse vernachlässigt oder nicht methodisch durchgeführt. Ohne systematische Aufzeichnungen können wertvolle Erkenntnisse verloren gehen, was wiederum zukünftige Qualitätsverbesserungen verhindert.

*Lösung:* Entwickeln Sie eine standardisierte Dokumentationsvorlage, die sicherstellt, dass alle relevanten Daten vollständig und einheitlich erfasst werden. Eine digitale Lösung wie ein QM-System könnte hier von Vorteil sein, um die Daten zentral abzulegen und zugänglich zu machen. Regelmässige Audits sollten zudem sicherstellen, dass die Dokumentation ordnungsgemäss geführt wird.

Fehler 3: Mangelnde Nachverfolgung von Korrekturmassnahmen

Nicht selten werden zwar Korrekturmassnahmen nach identifizierten Fehlern angestossen, jedoch nicht konsequent überwacht. Dies führt dazu, dass dieselben Fehler wiederholt auftreten und der Mehrwert der Massnahmen nicht voll ausgeschöpft wird.

*Lösung:* Implementieren Sie einen klaren Prozess zur Nachverfolgung von Korrekturmassnahmen. Dies sollte eine konkrete Zeitplanung sowie Verantwortlichkeiten für die Umsetzung und Überprüfung der Massnahmen beinhalten. Ein Follow-Up-Check sollte zudem Teil des Prozesses sein, um sicherzustellen, dass die Massnahmen wirksam sind.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Woche 1-2: Kriterienüberarbeitung

• Überprüfen und klären Sie alle aktuell verwendeten Prüfkriterien.
• Schulen Sie das Team auf die neuen oder angepassten Prüfkriterien.
• Entwickeln Sie eine detaillierte Dokumentationsvorlage.

1. Woche 3: Implementation der Dokumentationssysteme

• Implementieren Sie ein geeignetes Dokumentationssystem, idealerweise digital.
• Führen Sie eine Schulung zur ordnungsgemässen Dokumentation durch.

1. Woche 4: Korrekturmassnahmen etablieren

• Erarbeiten Sie einen Prozess zur Erstellung und Überwachung von Korrekturmassnahmen.
• Bestimmen Sie ein Teammitglied für die Verantwortung über die Nachverfolgung dieser Massnahmen.

Indem KMU diese Schritte zielgerichtet umsetzen, lässt sich die Effizienz der Qualitätsmanagementprozesse massgeblich steigern. Die kontinuierliche Verbesserung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortwährender Prozess, der durch pragmatische QM-Checks unterstützt wird.