Effiziente Übergaben mit KI-Taskbots sichern

Der Einsatz von KI-Taskbots zur Unterstützung von Mitarbeiter:innen bei ihrer täglichen Arbeit bietet viele Vorteile, insbesondere bei der Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Doch um von diesen Vorteilen zu profitieren, ist es wichtig, den Übergang von Mensch zu Maschine sorgfältig zu gestalten. Eine strukturierte Herangehensweise an Workflow-Handovers mit KI kann helfen, typische Fehler zu vermeiden und die Vorteile solcher Technologien voll auszuschöpfen.

Kernaussage: Präzision und klare Zuständigkeiten bei der Übergabe

Der sicher gestaltete Workflow-Handover mit KI hängt entscheidend von einer klaren Definition der Aufgaben sowie der Übergabepunkte zwischen Mensch und Maschine ab. Hierbei sind präzise Prozesse und Verantwortlichkeiten unerlässlich, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Fehlende Aufgabenbeschreibung: Eine häufige Tücke bei der Einführung von KI-Taskbots besteht darin, dass die zu übergebenden Aufgaben nicht präzise genug beschrieben werden. Dies führt oft dazu, dass der Taskbot entweder nicht weiß, was er zu tun hat, oder Fehler bei der Ausführung macht. Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Aufgaben exakt definiert und dokumentiert sind. Die Nutzung klarer Arbeitsanweisungen sowie die Bereitstellung von Trainingsdaten zur besseren Programmierung des Bots sind dabei entscheidend.
2. Unzureichende Kommunikation zwischen Mensch und Maschine: Ein zweiter Zentralfehler liegt in der unzureichenden Interaktion zwischen den Mitarbeiter:innen und dem KI-Taskbot. Oftmals wird vergessen, den Mitarbeitenden zu schulen, wie sie effizient mit der KI kommunizieren können, was zu Reibungsverluste führt. Zur Optimierung sollten Schulungen angeboten werden, die den Mitarbeiter:innen den richtigen Umgang mit der KI sowie die Möglichkeiten der Feineinstellung von Aufgaben zeigen.
3. Versäumnis bei der Überwachung und Anpassung: Viele Unternehmen entwickeln einen Workflow mit KI, ohne danach die Leistung und das Verhalten der KI-Taskbots kontinuierlich zu überwachen. Ohne eine solche Überwachung kann es vorkommen, dass Probleme unentdeckt bleiben und die Effizienz des Workflows beeinträchtigen. Es ist wichtig, eine regelmässige Kontrolle und Anpassung der Prozesse einzurichten. Dies kann durch ein Monitoring-System erreicht werden, das in Echtzeit die Leistung überprüft und wo nötig Anpassungen vornimmt.

Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage

1. Tage 1–5: Analyse und Definition

Analysieren Sie aktuelle Arbeitsprozesse und definieren Sie klare Aufgabenbeschreibungen für den/ die KI-Taskbot/s. Treffen Sie sich mit den betroffenen Abteilungen, um die Zuständigkeitsbereiche und Übergabepunkte festzulegen.

1. Tage 6–10: Schulung und Kommunikation

Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm, das sich auf die Interaktion zwischen Mitarbeiter:innen und KI-Technologie konzentriert. Sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Teammitglieder die Möglichkeit haben, sich mit den neuen Anforderungen und Technologien vertraut zu machen.

1. Tage 11–20: Implementierung und Anlauf

Implementieren Sie die KI-Taskbots nach einem klaren Plan und beginnen Sie mit einem kontrollierten Anlauf des Systems. Stellen Sie während dieser Phase sicher, dass eine enge Kommunikation mit den Mitarbeitenden besteht, um Fragen zu klären und Unterstützung zu bieten.

1. Tage 21–30: Überwachung und Optimierung

Führen Sie eine umfassende Überwachung der ausgeführten Prozesse durch. Ermitteln Sie anhand der gesammelten Daten, wo Anpassungen erforderlich sind und optimieren Sie den Botschaft auf Grundlage dieser Erkenntnisse. Planen Sie regelmässig wiederkehrende Feedback-Runden ein, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.

Mit einem gut geplanten Ansatz können KMU sicherstellen, dass der Einsatz von KI-Taskbots nicht nur die Effizienz der Arbeitsprozesse steigert, sondern auch einen messbaren Mehrwert für das Unternehmen schafft.