Effiziente Versionierung in Prozessdokumentationen

Effiziente Versionierung als Schlüssel zur erfolgreichen Prozessdokumentation

Versionierung ist ein essenzielles Element der IT-gestützten Prozessdokumentation. Sie sorgt dafür, dass Änderungen nachverfolgt und frühere Zustände wiederhergestellt werden können. Dies ist nicht nur wichtig für die Transparenz, sondern auch für die Qualitätssicherung in Unternehmen. Oft wird die Versionierung jedoch unzureichend umgesetzt, was zu Problemen führen kann.

Typische Fehler und deren Korrektur:

1. Fehlende Konsistenz in der Benennung: Ein häufiger Fehler liegt in der inkonsistenten Benennung von Versionsdateien, was das Auffinden und Verwalten älterer Versionen erschwert. Zur Korrektur empfiehlt es sich, eine einheitliche Namenskonvention festzulegen. Beispielsweise könnte ein Dokument durch einen Aufbau wie "Prozessname_VX.Y_Zeitstempel" eindeutig identifiziert werden. Dabei steht "X.Y" für die Haupt- und Nebenversion und der Zeitstempel (beispielsweise "2023-11-01") gewährleistet die Chronologie.
2. Keine zentrale Ablage: Oft werden verschiedene Versionen eines Dokuments an unterschiedlichen Orten gespeichert, was die Übersichtlichkeit beeinträchtigt. Die Lösung besteht in der Etablierung eines zentralen und strukturierten Speichersystems oder der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Dieses System sollte nicht nur die Speicherung, sondern auch die Zugriffsrechte verwalten und versionieren können.
3. Ignoranz bei kleinen Änderungen: Manchmal werden kleinere Änderungen nicht als neue Version erfasst, was zu Unklarheiten führen kann. Selbst geringfügige Anpassungen sollten dokumentiert und versioniert werden. Ein hilfreiches Instrument ist dabei die Einführung eines Freigabeprozesses, bei dem jede Anpassung registriert werden muss und eine neue Unterversion erzeugt.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage:

1. Woche 1–2: Führen Sie ein Meeting mit relevanten Stakeholdern durch, in dem Sie die aktuellen Versionierungsprozesse evaluieren und Schwachstellen identifizieren. Entwickeln Sie im Anschluss klare Richtlinien für die Namenskonvention und Ablagestrukturen. Dokumentieren Sie diese in einem internen Handbuch.
2. Woche 3–4: Implementieren Sie ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem, falls noch nicht vorhanden. Schulen Sie die Mitarbeitenden in der korrekten Anwendung der neuen Richtlinien zur Versionierung. Beginnen Sie mit der Umstellung bestehender Dokumente auf die neuen Standards und überwachen Sie den Übergangsprozess.

Durch die Beachtung dieser Schritte und kontinuierliche Überprüfung der Prozesse stellen Sie sicher, dass die Prozessdokumentation nicht nur aktuell und zugänglich bleibt, sondern auch künftigen qualitativen Anforderungen gerecht wird. Eine effiziente Versionierung stärkt das Vertrauen in die Dokumentation und minimiert Risiken von Fehlern durch veraltetes oder falsches Datenmaterial.