Effizientere Prozesse in nur einem Monat

Effiziente Prozessoptimierung erfordert oftmals umfassende Analysen und langfristige Strategien. Doch für viele KMU gibt es auch kurzfristige Möglichkeiten, sogenannte Quick Wins, die in 30 Tagen greifbare Verbesserungen bringen können. Diese Quick Wins ermöglichen den Unternehmen, ohne grosse Investitionen unmittelbare Effizienzgewinne zu realisieren.

Eine Kernaussage zu Beginn

Zielgerichtete kleine Anpassungen können in kurzer Zeit signifikante Verbesserungen der Prozessleistung bewirken, wenn sie gezielt und systematisch angegangen werden.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler bei der Umsetzung von Quick Wins ist die übermässige Komplexität. Unternehmen neigen dazu, gleich mehrere Prozesse ändern zu wollen, was zu Überlastungen führt. Stattdessen sollte man sich auf einen klar abgegrenzten Bereich konzentrieren, der rasch bewertet und angepasst werden kann.

Ein weiterer typischer Fehler ist das Fehlen von klaren Zielsetzungen. Ein allgemeiner Wunsch nach Verbesserung reicht nicht aus. Konkret formulierte Ziele, die messbar und erreichbar sind, sind entscheidend. Beispielsweise könnte ein Ziel lauten: "Verkürzung der Bearbeitungszeit von Kundenanfragen um 20% innerhalb von 30 Tagen."

Der dritte Fehler liegt oft in der Vernachlässigung der Einbindung der Mitarbeitenden. Verbesserungen werden von denjenigen am besten umgesetzt, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Daher ist eine frühzeitige Beteiligung der betroffenen Teams unerlässlich, um Akzeptanz und praktische Lösungen zu fördern.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Tage 1–7: Analyse und Planung

• Identifizieren Sie einen Bereich, der aus vorhergehenden Erfahrungen oder Datenanalysen Potenzial für schnelle Verbesserungen aufzeigt. Dies könnte zum Beispiel ein besonders zeitintensiver Prozessschritt sein.
• Setzen Sie ein klares und messbares Ziel für die Optimierung.
• Bilden Sie ein kleines, fokussiertes Team mit Vertretern des betroffenen Bereichs.

Tage 8–14: Umsetzung von Anpassungen

• Implementieren Sie gezielte Anpassungen im identifizierten Prozessbereich.
• Konzentrieren Sie sich auf einfache Änderungen, wie das Eliminieren von unnötigen Arbeitsschritten oder die Einführung von standardisierten Formularen.
• Nutzen Sie Feedbackschleifen mit Mitarbeitenden, um die Massnahmen zu bewerten und anzupassen.

Tage 15–30: Überwachung und Feinabstimmung

• Überprüfen Sie regelmässig die Leistung des veränderten Prozesses. Messen Sie die Ergebnisse mithilfe von vordefinierten KPIs.
• Passen Sie die Massnahmen bei Bedarf an und fördern Sie regelmässigen Austausch innerhalb des Teams, um weitere Optimierungsvorschläge zu sammeln.
• Dokumentieren Sie die erzielten Verbesserungen und leiten Sie daraus Best Practices ab.

Durch diese strukturierte Herangehensweise können Unternehmen in einem überschaubaren Zeitraum signifikante Verbesserungen ihrer Prozesse erreichen, ohne die tägliche Arbeit durch umfassende Veränderungsmassnahmen zu behindern.