Effizientes Fehlermanagement im Mittelstand

In jedem Unternehmen entstehen Fehler, doch deren Kosten belasten sowohl finanzielle Ressourcen als auch den Ruf. Der Schweizer Mittelstand kann durch gezielte Massnahmen im Qualitätsmanagement signifikante Einsparungen bei den Fehlerkosten erzielen.

Typische Fehler und ihre Korrekturen

Erstens ist die unzureichende Dokumentation von Prozessen ein häufiges Problem. Fehlende oder ungenaue Prozessbeschreibungen führen zu inkonsistenten Ausführungen und einer höheren Fehlerquote. Die Korrektur setzt auf die vollständige und systematische Erfassung aller relevanten Abläufe. Ein übersichtliches Prozesshandbuch, das für alle Mitarbeitenden jederzeit zugänglich ist, hilft dabei, Verwirrungen zu vermeiden und vergleichbare Abläufe zu gewährleisten.

Zweitens führen Kommunikationsfehler oft zu Missverständnissen und damit verbundenen Mehrkosten. Eine unklare oder sporadische Kommunikation, besonders zwischen Abteilungen, kann Projekte verzögern und die Produktqualität mindern. Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen regelmäßige, strukturierte Meetings etablieren, in denen klare Zuständigkeiten und Ziele festgelegt werden. Eine Investition in Schulungen zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten der Mitarbeitenden kann ebenfalls hilfreich sein.

Drittens werden aus Mangel an Systematik in der Fehlererfassung und -bewertung oft wiederkehrende Fehler nicht erkannt und entsprechend behandelt. Um dies zu korrigieren, sollte ein systematisches Fehlermanagementsystem eingeführt werden, das alle Fehler erfasst, analysiert und deren Häufigkeit und Ursache dokumentiert. Nach der Analyse sollten präventive Massnahmen abgeleitet und implementiert werden.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

In den ersten 14 Tagen sollten alle relevanten Prozesse überprüft und detailliert dokumentiert werden. Hierbei ist es sinnvoll, alle beteiligten Mitarbeitenden einzubeziehen, um eine praxisnahe und vollständige Abbildung der Abläufe zu erzielen. Identifizierte Defizite in der bisherigen Dokumentation sind zu korrigieren.

Parallel dazu sollte eine Bestandsaufnahme der internen Kommunikationswege erfolgen. Potentiale für Verbesserungen und klare Regelungen sind zu identifizieren. Im Anschluss sollten feste Kommunikationsrituale, wie wöchentliche kurze Abteilungssitzungen, eingeführt werden, um den Informationsaustausch zu verbessern.

In der zweiten Hälfte der 30 Tage ist der Fokus auf die Implementierung eines Fehlermanagementsystems zu legen. Dieses muss alle Bereiche des Unternehmens umfassen. Schulungen sollten durchgeführt werden, um Mitarbeitende im effektiven Erfassen und Melden von Fehlern zu schulen.

Fazit: Durch die genaue Dokumentation von Prozessen, die Verbesserung der Kommunikation sowie die Einführung eines systematischen Fehlermanagements kann ein KMU die Fehlerkosten erheblich senken. Die vorgeschlagenen Schritte sind innerhalb eines Monats umsetzbar und zeigen schnell Wirkung.