Effizientes PMO: Flexibel und ressourcenschonend

Einführung in ein leichtgewichtiges Projektmanagement Office (PMO)

Die Etablierung eines Projektmanagement Offices (PMO) kann KMU dabei helfen, Projekte effizienter zu steuern und Ressourcen optimal einzusetzen. Ein leichtgewichtiges PMO fokussiert sich auf die essenziellen Prozesse und bietet ausreichend Flexibilität, um sich an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Die Kernaussage liegt darin, ein PMO aufzubauen, das pragmatisch, skalierbar und nicht ressourcenintensiv ist.

Typische Fehler bei der Einrichtung eines leichtgewichtigen PMO

1. Zu komplexer Initialansatz: Oftmals wird versucht, von Beginn an ein umfassendes PMO mit ausgefeilten Prozessen und Hilfsmitteln zu implementieren. Dies kann sowohl die Akzeptanz vermindern als auch die Anpassung an die tatsächlichen Bedürfnisse erschweren. Abhilfe schafft hier der Fokus auf die notwendigsten Elemente und ein schrittweiser Ausbau nach Bedarf.
2. Mangelnde Anpassung an Unternehmensbedürfnisse: Häufig übersehen KMU, dass die Standards und Vorlagen grosser Unternehmen nicht 1:1 übernommen werden sollten. Ein PMO muss auf die spezielle Struktur und Kultur des KMU zugeschnitten sein. Der Weg zur Korrektur liegt in einem iterativen Ansatz, bei dem Prozesse kontinuierlich überprüft und angepasst werden.
3. Unklare Rollendefinition: Eine ungenügend definierte Rollenverteilung kann zu Missverständnissen und ineffektivem Arbeiten führen. Die Einführung klarer Rollendefinitionen und Verantwortlichkeiten von Beginn an, sorgt für klare Kompetenzen und erleichtert die Koordination innerhalb des PMO.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Tag 1–5: Bedarfsanalyse und Zieldefinition
Starten Sie mit einer Analyse der aktuellen Projektmanagement-Praktiken und identifizieren Sie die Hauptschwierigkeiten. Setzen Sie klare, messbare Ziele, die Ihr künftiges PMO erreichen soll. Überlegen Sie, welche spezifischen Anforderungen Ihr KMU an ein PMO hat.

Tag 6–10: Definition der Kernprozesse und Rollen
Bestimmen Sie die wesentlichen Prozesse, die Ihr PMO von Anfang an abbilden soll. Dazu gehören beispielsweise Projektinitiierung, Berichterstattung und Ressourcenmanagement. Definieren Sie zudem die Rollen innerhalb des PMO, und legen Sie die Verantwortlichkeiten fest.

Tag 11–20: Auswahl einfacher Tools und Hilfsmittel
Basierend auf Ihren Erkenntnissen wählen Sie einige grundlegende Werkzeuge aus, die Ihr PMO unterstützen können. Diese sollten intuitiv sein und eine Integration in bestehende Systeme ermöglichen. Beispiele sind einfache Projektmanagement-Softwarelösungen oder Kollaborationstools.

Tag 21–30: Testphase und Iteration
Führen Sie eine Testphase durch, in der Sie die definierten Prozesse und Hilfsmittel in einem oder zwei Pilotprojekten anwenden. Sammeln Sie Feedback von den Beteiligten und passen Sie Ihr PMO entsprechend an. Dies ist der Beginn eines iterativen Prozess, woran Sie in zukünftigen Phasen anknüpfen können.

Ein gut aufgebautes, leichtgewichtiges PMO ermöglicht es, Projekte strukturierter zu leiten und hilft, einen nachhaltigen Verbesserungsprozess in der Projektlandschaft des Unternehmens zu etablieren.