Effizientes PMO im KMU-Umfeld etablieren

Der Einsatz eines Projekt Management Office (PMO) kann in Unternehmen jeglicher Grösse erheblich dazu beitragen, Projekte effizienter zu gestalten und die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Der Kerngedanke beim Einrichten eines PMO liegt in der Standardisierung von Prozessen und der Bereitstellung eines zentralen Punktes für den Austausch von Informationen. Es gibt einige typische Fehler, die beim Aufsetzen eines PMO auftreten können, insbesondere wenn eine leichte, auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnittene Struktur angestrebt wird.

Typische Fehler vermeiden

Ein häufig auftretender Fehler ist der Versuch, das PMO von Anfang an zu komplex zu gestalten. Unternehmen neigen dazu, einen zu bürokratischen Ansatz zu verfolgen, der die täglichen Arbeitsabläufe erschwert. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte sich das PMO auf die wesentlichen Projektmanagement-Funktionen konzentrieren und diese schrittweise erweitern, basierend auf den tatsächlichen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens.

Ein weiterer Fehler besteht darin, die Einbindung der relevanten Stakeholder zu vernachlässigen. Ein PMO wird oft ohne genügend Rücksprache mit den betroffenen Abteilungen und Mitarbeitenden implementiert, was zu Widerstand und ineffektiver Nutzung führen kann. Dieser Fehler lässt sich vermeiden, indem von Beginn an alle relevanten internen Akteure involviert werden und deren Bedürfnisse berücksichtigt werden, um ihre Unterstützung und aktive Mitwirkung zu gewährleisten.

Schliesslich ist mangelnde Flexibilität ein weiterer typischer Stolperstein. Ein PMO, das sich nicht an verändernde Projektanforderungen anpassen kann, wird schnell ineffizient. Dieser Fehler kann durch die Einführung von flexiblen Prozessen und der Möglichkeit für kontinuierliches Feedback und Anpassungen behoben werden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Bedarfsanalyse: Führen Sie in den ersten Tagen eine gründliche Analyse der bestehenden Projekte und Prozesse durch, um zu ermitteln, welche Funktionen ein leichtes PMO abdecken sollte. Identifizieren Sie die Hauptprobleme, die es zu lösen gilt, und definieren Sie klare Ziele für das PMO.
2. Erstellen Sie ein Grundgerüst: In der nächsten Woche sollte ein einfaches Rahmenwerk für das PMO erstellt werden. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Kernfunktionen wie das Verfolgen des Projektfortschritts, die Sicherstellung der Qualität und die Verwaltung der Projektressourcen. Halten Sie das Framework so simpel wie möglich, um Komplexität zu vermeiden.
3. Stakeholder einbinden: Parallel zur strukturellen Einrichtung sollten relevante Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen eingebunden werden. Im Idealfall geschieht dies über Meetings oder Workshops, um deren Anforderungen einzuarbeiten und die Akzeptanz zu erhöhen.
4. Pilotphase starten: Führen Sie in den folgenden zwei Wochen eine Testphase mit einem oder zwei Projekten durch. Sammeln Sie Feedback von den Projektteams und passen Sie die Prozesse an, um eventuelle Hindernisse oder Ineffizienzen zu beseitigen.
5. Kontinuierliche Verbesserung: Behalten Sie während der gesamten Testphase die Möglichkeit für Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge bei. Nutzen Sie diese, um das PMO schrittweise zu optimieren und sicherzustellen, dass es sich nahtlos in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens integriert.

Ein leichtgewichtiges PMO kann erhebliche Vorteile bringen, wenn es mit Bedacht und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten eingerichtet wird. Durch die Vermeidung von zu viel Komplexität, klare Kommunikation und Flexibilität kann ein PMO wesentlich zur Verbesserung der Projektergebnisse beitragen.