Effizienz durch gezielte Automatisierungsanalyse

Automatisierungspotenziale erkennen: Ein nüchterner Blick auf Robotic Process Intelligence

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Robotic Process Intelligence (RPI) bietet Schweizer KMUs erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Kosteneinsparungen. Die präzise Identifizierung von Automatisierungspotenzialen ist jedoch entscheidend für den Erfolg solcher Initiativen.

Typische Fehler bei der Erkennung von Automatisierungspotenzialen

1. Unscharfe Evaluationskriterien: Oftmals wird der Fehler gemacht, dass die Kriterien zur Identifizierung von Automatisierungspotenzialen nicht klar definiert sind. Dies führt zu einer ungenauen Analyse und ineffizienten Ergebnissen. Eine klare Definition, was ein Prozess automatisierungswürdig macht, ist unerlässlich. Achten Sie darauf, Kriterien wie Prozessvolumen, Fehleranfälligkeit und Standardisierbarkeit zu etablieren.
2. Unterschätzung der Prozesskomplexität: Ein weiterer häufiger Fehler ist die Annahme, dass jeder Prozess automatisiert werden kann, ohne die inhärente Komplexität zu berücksichtigen. Komplexe Prozesse mit vielen Entscheidungspunkten eignen sich selten für eine umfassende Automatisierung. Es ist ratsam, die Prozesse zunächst zu vereinfachen und erst danach die Automatisierung in Angriff zu nehmen.
3. Mangel an Stakeholder-Beteiligung: Ein entscheidender Fehler ist das Ignorieren der Perspektiven verschiedener Stakeholder innerhalb des Unternehmens, die mit den Prozessen arbeiten. Ohne deren Input riskieren Sie, wichtige Prozessdetails zu übersehen, die entscheidend für eine erfolgreiche Automatisierung sind. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende aus allen relevanten Abteilungen in den Evaluationsprozess eingebunden werden, um ein ganzheitliches Bild der Automatisierungsmöglichkeiten zu erhalten.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

• Erstellen Sie ein Evaluationsframework: Nehmen Sie sich die ersten 7 Tage Zeit, ein Evaluationsframework zu entwickeln, das klare, messbare Kriterien zur Erkennung von Automatisierungspotenzialen festlegt. Dieses Framework sollte allgemein gültig sein und sich auf alle Unternehmensbereiche anwenden lassen.
• Analyse bestehender Prozesse: Nutzen Sie die nächsten 10 Tage, um anhand des entwickelten Frameworks eine detaillierte Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse durchzuführen. Dokumentieren Sie die Prozesse, Anzahl der beteiligten Personen, aufgetretene Herausforderungen und das erwartete Automatisierungspotenzial.
• Organisation von Workshops: Planen Sie über die darauffolgenden 7–10 Tage Workshops mit den relevanten Stakeholdern, um deren Feedback zu den identifizierten Prozessen einzuholen. Entwickeln Sie mit deren Hilfe einen priorisierten Plan, welcher die am besten geeigneten Prozesse für die erste Automatisierungsphase enthält.

Eine systematische und präzise Herangehensweise an die Erkennung von Automatisierungspotenzial kann den Unterschied zwischen dem Erfolg und Misserfolg einer RPI-Initiative ausmachen. Indem Sie die typischen Fehler vermeiden und eine klare Vorgehensweise etablieren, schaffen Sie eine solide Grundlage für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.