Effizienz durch präzise Ist-/Soll-Analysen steigern

Effizienzsteigerung durch präzise Ist-/Soll-Analyse

Die Ist-/Soll-Analyse ist ein zentrales Werkzeug in der Business Analyse, das den aktuellen Zustand (Ist) eines Unternehmens mit einem gewünschten Zustand (Soll) vergleicht, um Abweichungen festzustellen und gezielte Massnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Eine präzis durchgeführte Ist-/Soll-Analyse kann erheblich zur Effizienzsteigerung eines Unternehmens beitragen. Zahlreiche KMU scheitern jedoch an der adäquaten Umsetzung dieser Methode.

Typische Fehler in der Ist-/Soll-Analyse:

1. Unzureichende Datenerfassung: Ein häufiges Problem besteht darin, dass Daten unvollständig oder ungenau gesammelt werden. Ohne valide Daten ist jede Analyse unzuverlässig.

• Korrektur: Sicherstellen, dass alle relevanten Datenquellen identifiziert und erfasst werden. Die Implementierung eines stringenten Datenüberwachungsprozesses sowie regelmässige Audits der Datenerhebungsprozesse sind essentiell.

1. Versäumnis, klare Soll-Ziele zu definieren: Ohne klar definierte Soll-Ziele wird es schwierig, messbare Fortschritte zu erzielen. Unklare Ziele können zu Verwirrung und ineffizienten Massnahmen führen.

• Korrektur: Entwickeln Sie klare, spezifische und messbare Ziele nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert). Diese Ziele sollten mit den strategischen Zielen des Unternehmens abgestimmt werden.

1. Mangel an Fokus auf Abweichungsanalyse: Unternehmen konzentrieren sich oft auf die Erfassung des Ist-Zustandes, vernachlässigen jedoch die detaillierte Analyse der Abweichungen zwischen Ist und Soll.

• Korrektur: Implementieren Sie einen systematischen Ansatz zur Abweichungsanalyse, der sowohl positive als auch negative Abweichungen untersucht. Nutzen Sie Diagramme und andere Visualisierungstools, um die Analyse zu unterstützen und die Ergebnisse klar zu kommunizieren.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Tag 1–5: Datensammlung und -validierung

Ziel ist es, einen umfassenden Überblick über die verfügbaren Daten zu erhalten. Überprüfen Sie die bestehenden Datenquellen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Initiieren Sie bei Bedarf Massnahmen zur Erfassung fehlender Daten.

Tag 6–10: Festlegung der Soll-Ziele

Definieren Sie klare, messbare Ziele, die spezifisch auf die Verbesserung von Prozessen oder Ergebnissen im Unternehmen abzielen. Sämtliche Stakeholder sollten in diesen Prozess involviert werden, um sicherzustellen, dass die Ziele umfassend und realistisch sind.

Tag 11–20: Durchführung der Abweichungsanalyse

Vergleichen Sie den Ist- mit dem Soll-Zustand. Identifizieren und quantifizieren Sie Abweichungen. Nutzen Sie dabei geeignete Analysetools, um eine detaillierte Betrachtung der Unterschiede zu ermöglichen.

Tag 21–30: Ableiten von Massnahmen

Basierend auf den Erkenntnissen der Abweichungsanalyse entwickeln und priorisieren Sie Massnahmen, um die festgestellten Diskrepanzen zu beseitigen. Ein Implementierungsplan mit klaren Verantwortlichkeiten und Meilensteinen sollte erstellt werden, um die Umsetzung der Massnahmen sicherzustellen.

Mit dieser strukturierten Vorgehensweise ermöglichen Sie eine effiziente Ist-/Soll-Analyse, die Ihrem Unternehmen hilft, zielgerichtet und effektiv Verbesserungen vorzunehmen. Dies fördert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern kann auch langfristig die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens steigern.