Effizienz im PMO: Grundlagen ohne Ballast

Ein leichtgewichtiges Projektmanagementbüro (PMO) bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Erreichung von Projektzielen zu unterstützen, ohne dabei übermässige Bürokratie zu erzeugen. Ein solches PMO fokussiert sich auf das Wesentliche: Transparenz, Effizienz und Unterstützung der Projektleiter.

Kernaussage

Ein effizient gestaltetes PMO sollte als unterstützende und nicht als kontrollierende Instanz wahrgenommen werden. Es stellt Ressourcen und Hilfsmittel bereit, um die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten zu erhöhen, und vermeidet gleichzeitig unnötigen administrativen Aufwand.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler beim Einrichten eines PMO ist der Versuch, von Anfang an umfassende und komplexe Strukturen zu implementieren. Dies führt oft zu einer Überlastung der Mitarbeiter und zu einem Bürokratiemonster, das eher behindert als unterstützt. Zur Korrektur empfiehlt es sich, mit einem minimalen Satz von Prozessen und Vorlagen zu starten und diese schrittweise basierend auf dem Feedback der Projektleiter zu erweitern.

Ein weiterer typischer Fehler ist das Fehlen einer klaren Zielsetzung. Ein PMO ohne definiertes Ziel neigt dazu, ziellos zu agieren und verliert an Akzeptanz im Unternehmen. Um dies zu korrigieren, sollten die Erwartungen und Ziele des PMO in enger Abstimmung mit den Unternehmenszielen definiert und kommuniziert werden.

Ein dritter Fehler besteht darin, das PMO zu isoliert von den operativen Einheiten zu betrachten. Dies führt oft zu einer Kluft zwischen Theorie und Praxis. Die Korrektur besteht darin, das PMO nahtlos in die bestehende Unternehmensstruktur zu integrieren und sicherzustellen, dass Projektmanager aktiv in die Gestaltung und Weiterentwicklung des PMO einbezogen werden.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Tag 1–7: Beginnen Sie mit einem Workshop, um die Erwartungen an das PMO in Ihrem Unternehmen zu verstehen. Identifizieren Sie die wichtigsten Herausforderungen der Projektleiter und wie das PMO Unterstützung bieten kann.

Tag 8–14: Entwickeln Sie eine erste Version des PMO-Frameworks mit den minimal notwendigen Prozessen und Vorlagen. Diese sollten einfach und flexibel gehalten werden. Präsentieren Sie dieses Konzept in einer Runde von relevanten Stakeholdern und holen Sie deren Feedback ein.

Tag 15–21: Implementieren Sie das Framework in einem Pilotprojekt. Beobachten Sie die Anwendung in der Praxis und erfassen Sie Feedback der beteiligten Projektmanager zu den eingesetzten Prozessen und Vorlagen.

Tag 22–30: Analysieren Sie das gesammelte Feedback und justieren Sie das PMO-Framework entsprechend. Kommunizieren Sie die Anpassungen und erläutern Sie die nächsten Schritte allen Beteiligten. Dokumentieren Sie schliesslich die Best Practices und Lessons Learned zur Referenz für zukünftige Projekte.

Ihr PMO sollte kontinuierlich weiterentwickelt werden, um den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. Ein schrittweiser und feedbackbasierter Ansatz stellt sicher, dass das PMO als effektives Werkzeug zur Verbesserung der Projektleistungen wahrgenommen wird.