Effizienz in der Business Analyse steigern — Business Analyse

Effiziente Ist-/Soll-Analyse: Präzision als Erfolgsfaktor

Die Ist-/Soll-Analyse ist ein zentraler Bestandteil der betriebswirtschaftlichen Planung und Kontrolle, die den aktuellen Ist-Zustand eines Unternehmens mit einem angestrebten Soll-Zustand vergleicht. Das primäre Ziel besteht darin, Abweichungen zu identifizieren und geeignete Massnahmen zur Zielerreichung zu entwickeln. Eine effiziente Ist-/Soll-Analyse ist dabei unerlässlich, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können.

Typische Fehler in der Ist-/Soll-Analyse

1. Unklar definierte Ziele: Ein häufiger Fehler bei der Ist-/Soll-Analyse ist das Fehlen klarer und messbarer Ziele. Ohne präzise Zieldefinitionen wird die Beurteilung von Abweichungen erschwert, was zu fehlgeleiteten Entscheidungen führen kann. Korrektur: Die Zielsetzung sollte spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) formuliert sein, um eine präzise Analysengrundlage zu schaffen.
2. Unzureichende Datenerfassung: Eine weitere typische Schwäche liegt in der unzureichenden Datenerfassung oder der Nutzung veralteter Daten, die zu ungenauen Analysen führen kann. Korrektur: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Datenquellen identifiziert und regelmässig aktualisiert werden. Investieren Sie in moderne Technologien zur Datenerfassung und -verarbeitung, um sicherzustellen, dass die Analyse auf aktuellen und vollständigen Daten basiert.
3. Vernachlässigung der Kommunikation: Oft wird übersehen, wie wichtig die Kommunikation der Analyseergebnisse innerhalb des Unternehmens ist. Fehlende oder unzureichende Kommunikation kann dazu führen, dass notwendige Massnahmen nicht oder nur verzögert umgesetzt werden. Korrektur: Entwickeln Sie ein standardisiertes Berichtswesen, das die Ergebnisse der Ist-/Soll-Analyse klar und verständlich an relevante Mitarbeitende kommuniziert.

Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage

1. Ziele Überprüfen: Zu Beginn sollte eine Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der bestehenden Ziele erfolgen. Setzen Sie sich mit dem Führungsteam zusammen, um sicherzustellen, dass alle Unternehmensziele SMART formuliert sind.
2. Datenquellen Evaluieren: Führen Sie innerhalb der ersten Woche eine Bestandsaufnahme der Datenquellen durch. Identifizieren Sie Lücken in der Dateneinspeisung und ergreifen Sie Massnahmen zur Optimierung der Datenerfassung. Prüfen Sie die Möglichkeit, moderne Analysetools einzusetzen, die zu präziseren Ergebnissen führen können.
3. Regelmässige Analyse einführen: Implementieren Sie in den darauffolgenden zwei Wochen ein standardisiertes Intervall für Ist-/Soll-Analysen. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um regelmässig Anpassungen vorzunehmen und die Ergebnisse zu evaluieren.
4. Kommunikationsstrategie Erarbeiten: Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie für die Ergebnisse der Ist-/Soll-Analyse. Schulen Sie relevante Mitarbeitende im Umgang mit den Analyseergebnissen und stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Abteilungen informiert werden, um zielgerichtete Massnahmen zu ermöglichen.

Durch die strategische Umsetzung dieser Schritte können Schweizer KMU ihre Ist-/Soll-Analyse effizient gestalten und damit die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen legen.