Effizienzsteigerung durch intelligente Prozessanalyse

Automatisierungspotenziale erkennen: Ein Leitfaden für Schweizer KMU

In dem Bestreben, Effizienz und Produktivität zu steigern, spielt die Erkennung von Automatisierungspotenzialen eine zentrale Rolle bei Schweizer KMU. Robotic Process Intelligence bietet die Möglichkeit, durch den Einsatz von Technologie repetitive und zeitaufwändige Arbeiten zu optimieren. Jedoch ist es entscheidend, systematisch an die Sache heranzugehen, um langfristige Vorteile zu realisieren.

Typische Fehler

Fehler 1: Mangelnde Prozessdokumentation
Viele Unternehmen machen den Fehler, ihre Prozesse nicht adäquat zu dokumentieren. Ohne eine detaillierte Prozesskarte fehlt die Grundlage, um Potenziale für Automatisierung überhaupt zu erkennen. Korrektur: Beginnen Sie damit, Ihre bestehenden Prozesse sorgfältig zu dokumentieren. Sammeln Sie Daten darüber, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt und wie oft sie wiederholt wird. Dies legt die Basis für fundierte Entscheidungen über Automatisierung.

Fehler 2: Fehleinschätzung der Komplexität
Ein weiteres häufiges Missverständnis ist die Unterschätzung der Komplexität mancher Aufgaben, die als automatisierbar angesehen werden. Nicht alle Prozesse sind für eine Automatisierung geeignet, wenn sie komplexe Entscheidungen oder kreative Problemlösungen erfordern. Korrektur: Führen Sie eine gründliche Analyse durch, ob ein Prozess regelbasiert und mit klar definierten Inputs und Outputs ausgestattet ist. Nur solche Prozesse sind ideal für eine initiale Automatisierung.

Fehler 3: Vernachlässigung der Mitarbeitereinbindung
Ein gravierender Fehler liegt darin, die Mitarbeitenden nicht ausreichend in den Automatisierungsprozess einzubinden. Dies kann zu Widerstand und Missverständnissen führen. Korrektur: Kommunizieren Sie offen über die Ziele und den Nutzen der Automatisierung. Beteiligen Sie Mitarbeitende bei der Analyse der Prozesse, da sie oft wertvolle Einblicke in die Abläufe haben.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Schritt 1: Prozessbewertung (Tag 1–7)
In der ersten Woche sollten Sie alle Betriebsprozesse umfassend dokumentieren. Führen Sie Interviews mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, um ein vollständiges Bild der aktuellen Abläufe zu erhalten.

Schritt 2: Identifizierung von Automatisierungskandidaten (Tag 8–14)
Analysieren Sie die dokumentierten Prozesse auf Automatisierungspotenzial. Priorisieren Sie Prozesse, die regelbasiert, hochgradig repetitiv und zeitintensiv sind. Entwickeln Sie eine erste Liste von Prozessen, die sich zur Automatisierung eignen.

Schritt 3: Pilotprojekte definieren (Tag 15–21)
Wählen Sie zwei bis drei einfache Prozesse aus der Liste und erstellen Sie einen Plan für Pilotprojekte. Stellen Sie ein kleines, interdisziplinäres Team zusammen, das die Umsetzbarkeit der Projektauswahl testet.

Schritt 4: Implementierung und Feedback (Tag 22–30)
Führen Sie die Pilotprojekte durch und messen Sie die Ergebnisse. Holen Sie systematisch Feedback von den involvierten Mitarbeitenden ein, um die Stärken und Schwächen der Implementierungen zu bewerten.

Mit dieser strukturierten Vorgehensweise können Schweizer KMU die Identifikation und Umsetzung von Automatisierungspotenzialen erfolgreich angehen, um ihre Effizienz zu steigern und nachhaltig zu profitieren.